Google Sheets

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Verbinden Sie ein Google-Konto, und Ihre Tabellen können mit WizMessage zusammenarbeiten. Bot-Leads kommen als neue Zeilen an, eine Tabelle kann eine Empfängerliste liefern, ein Chatbot-Flow kann im Gespräch mit einem Kunden Zeilen hinzufügen, finden oder aktualisieren, und Ihre Daten lassen sich mit einem Klick in eine neue Tabelle exportieren. Diese Seite behandelt das Verbinden, jede dieser vier Anwendungen und was zu tun ist, wenn eine Tabelle nicht mehr aktualisiert wird.

Was es kann und wo Sie es finden

Vier Anwendungen

Jede Tabelle, die Sie verbinden, wird für einen Zweck eingerichtet. Ausnahme sind Exporte: Jeder erstellt eine neue Datei und braucht keine Einrichtung.

Welche davon Sie nutzen können, hängt von Ihrem Tarif ab:

Wo Sie es finden

Im Web öffnen Sie in der Seitenleiste Google Sheets unter Kampagnen oder Automatisierung, oder nutzen die Schaltfläche Google Sheets in den Schnellzugriffen auf Mein Dashboard. Alle führen zur selben Seite mit dem Titel Integrations.

In der App gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Google Sheets. Was dort anders ist, steht gegen Ende dieser Seite.

Nur der Kontoinhaber kann dies sehen oder ändern. Teammitglieder sehen es nicht und können kein Google-Konto mit Ihrem WizMessage-Konto verbinden.

Google verbinden

Was Sie brauchen

• Ein Google-Konto, das die Tabelle besitzt oder Bearbeitungszugriff darauf hat. Reiner Lesezugriff wird abgelehnt, weil die meisten Anwendungen schreiben müssen.
• Eine echte Google-Sheets-Datei. Eine in Drive gespeicherte Excel-Datei kann erst verwendet werden, wenn Sie sie als Google Sheets speichern (in Sheets: File, dann Save as Google Sheets).

Worauf WizMessage zugreifen kann

Wir bitten Google um eine einzige Berechtigung namens drive.file. Sie umfasst die Dateien, die Sie auswählen, und die Dateien, die WizMessage für Sie erstellt, und sonst nichts in Ihrem Drive.

Die Datenschutzerklärung legt dar, was wir speichern, wie lange und wer es erhält.

Eine vorhandene Tabelle auswählen

1. Drücken Sie Choose a sheet.
2. Wählen Sie Ihr Google-Konto und erlauben Sie den Zugriff. Google teilt Ihnen mit, dass WizMessage nur die bestimmten Dateien sehen, bearbeiten, erstellen und löschen möchte, die Sie damit verwenden.
3. Die Dateiauswahl von Google öffnet sich. Wählen Sie Ihre Tabelle aus und drücken Sie die Schaltfläche zum Einfügen.
4. Sie kehren zu WizMessage zurück, auf die Einrichtungsseite für diese Datei.

Mit einer neuen Tabelle beginnen

Wenn Sie noch keine Tabelle haben, drücken Sie neben Ihrem Konto auf Create a new sheet. WizMessage erstellt im Drive dieses Kontos eine leere Datei mit dem Namen WizMessage und dem heutigen Datum und öffnet deren Einrichtungsseite. Sie können die Datei jederzeit umbenennen: Nichts hängt vom Namen ab.

Wenn Sie noch kein Konto verbunden haben, drücken Sie zuerst Connect Google account. Damit melden Sie sich an, ohne die Dateiauswahl zu öffnen.

Einrichten: Nichts passiert, bevor Sie speichern

Das Auswählen oder Erstellen einer Datei bewirkt für sich allein nichts. Die Einrichtungsseite zeigt das Google-Konto und die Datei zur Kontrolle und fragt dann, welches Tabellenblatt verwendet werden soll und was die Tabelle tun soll.

What should this sheet do? bietet drei Antworten, die unten jeweils behandelt werden: Receive bot leads as new rows, Supply an audience list und Be used by flow steps.

Wenn Sie die Seite verlassen, bleibt die Tabelle unter Sheets mit einer Schaltfläche Set up gelistet. Um dieselbe Datei für einen zweiten Zweck zu nutzen, wählen Sie sie erneut aus: Dadurch entsteht ein zweiter Eintrag zum Einrichten.

Bot-Leads in eine Tabelle senden

Einschalten

Wählen Sie auf der Einrichtungsseite das Tabellenblatt, wählen Sie Receive bot leads as new rows und drücken Sie Send bot leads here. Ab dann wird jeder Lead, den Ihre Bots erfassen, als Zeile hinzugefügt. Er bleibt wie gewohnt auch in Bot-Leads, die Tabelle ist also eine zusätzliche Kopie und nie die einzige.

Was jede Zeile enthält

Zeile 1 des Tabellenblatts ist die Kopfzeile, und WizMessage findet jede Spalte anhand des Namens in dieser Kopfzeile. Daher gilt:

• Spalten zu verschieben ist in Ordnung.
• Jede fehlende Spalte wird für Sie hinzugefügt, auch für eine neue Frage, die Sie später einem Flow hinzufügen.
• Wenn Sie eine Spalte umbenennen, wird eine neue mit dem ursprünglichen Namen angelegt. Nichts geht verloren, aber spätere Zeilen landen in der neuen Spalte.
• Alles wird als reiner Text geschrieben, sodass ein Kunde, der eine Formel eingibt, Ihre Tabelle nicht dazu bringen kann, sie auszuführen.

Zeilen werden in kleinen Stapeln geschrieben, ein neuer Lead erscheint daher meist innerhalb einer Minute.

Die Tabelle wechseln

Ihr Konto sendet Leads jeweils an eine Tabelle. Wenn Sie eine andere einrichten, ersetzt sie die bisherige, und alle noch wartenden Zeilen gehen an die neue Tabelle. Bereits geschriebene Zeilen bleiben in der alten Datei.

Eine Empfängerliste aus einer Tabelle erstellen

Einrichten

Wählen Sie auf der Einrichtungsseite das Tabellenblatt und dann Supply an audience list. WizMessage liest die ersten Zeilen und schlägt vor, welche Spalte welche ist. Prüfen Sie die Vorschläge:

Die Vorschau zeigt die ersten Zeilen mit der genauen Nummer, die jede verwenden würde. Not a valid number bei den meisten Zeilen bedeutet meist, dass die Einstellung zur Landesvorwahl falsch ist. Ausgeblendete und gefilterte Zeilen der Tabelle sind eingeschlossen.

Wenn das Tabellenblatt leer ist, sagt die Seite das. Fügen Sie in Google Sheets eine Kopfzeile mit einer Telefonspalte und Ihre Nummern hinzu und drücken Sie dann Check again.

Eine neue oder eine vorhandene Liste

Diese Wahl entscheidet, ob Personen durch eine Synchronisierung jemals aus der Liste entfernt werden können.

Drücken Sie Connect sheet to list, um abzuschließen.

Synchronisieren

Es kommt nichts herein, bevor Sie Sync now drücken, und eine Tabelle wird nie nach einem Zeitplan gelesen. Drücken Sie es erneut, wann immer sich die Tabelle geändert hat.

Die Zeile der Tabelle zeigt dann das Ergebnis, zum Beispiel wie viele Personen in der Tabelle stehen, wie viele hinzugefügt und wie viele entfernt wurden. Sie listet auch alle wegen einer ungültigen Nummer übersprungenen Zeilen nach Zeilennummer auf, damit Sie sie korrigieren können. Wenn sich seit dem letzten Mal nichts geändert hat, steht dort Already up to date.

Was eine Synchronisierung ändert und was sie unberührt lässt

• Sie aktualisiert nur die Spalten, die Sie zugeordnet haben. Alles andere an einem Kontakt bleibt unberührt.
• Eine leere Zelle behält, was bereits gespeichert ist, sodass eine Tabelle die Angaben eines Kontakts nicht löschen kann.
• Wer sich abgemeldet hat, bleibt abgemeldet, auch wenn die Person in der Tabelle steht.
• Ein Kontakt wird nie gelöscht. Eine gespiegelte Liste entfernt Personen nur aus der Liste.
• Ein Kontakt, den Sie von Hand löschen, kommt bei der nächsten Synchronisierung zurück, wenn er noch in der Tabelle steht.
• Eine bereits laufende Kampagne ist nicht betroffen. Eine geplante Kampagne nutzt, wer beim Start auf der Liste steht.

Wenn eine Synchronisierung nachfragt oder stoppt

Ein falsches Tabellenblatt sieht genau wie eine große Änderung aus, deshalb wartet eine große Änderung auf Sie. Es wird zuerst nachgefragt, wenn eine Synchronisierung mehr als die Hälfte einer Liste und mindestens 3 Personen entfernen würde, oder wenn sie bei einer Liste, die schon einmal synchronisiert wurde, mehr als 100 Personen und mehr als das Doppelte der Listengröße hinzufügen würde. Die Frage zeigt beide Zahlen, und Sie entscheiden, ob es weitergeht. Wenn sich die Tabelle vor Ihrer Antwort noch einmal ändert, wird erneut gefragt.

Eine Tabelle in einem Chatbot-Flow verwenden

Vorbereiten

Richten Sie zuerst die Tabelle ein: Wählen Sie das Tabellenblatt, wählen Sie Be used by flow steps und drücken Sie Use in flows. Fügen Sie dann im Flow-Builder einen Schritt Google Sheets hinzu, wählen Sie die Tabelle und eine Aktion.

Der Schritt sendet dem Kunden nichts. Er erledigt seine Arbeit, und der Flow geht gleich zum nächsten Schritt über.

Die drei Aktionen

Add a row schreibt eine neue Zeile. Geben Sie unter Columns to write für jede Spalte einen Column name und einen Wert an. Ein Wert kann fester Text oder eine Variable sein, etwa {phone} für die Nummer des Kunden. Eine Spalte, die die Tabelle noch nicht hat, wird hinzugefügt.

Find a row schlägt eine Zeile nach und übergibt ihre Werte an spätere Schritte. Füllen Sie aus:

• Column to match und Value to match, etwa eine Spalte Phone und {phone}.
• Name for the results: Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche, etwa sheet.
• Columns to read: die Spalten, die Sie verwenden möchten.

Spätere Schritte haben dann Folgendes zur Verfügung, hier mit sheet als Namen und einer Spalte namens City:

Ein Spaltenname wird in Kleinbuchstaben Teil der Variable, wobei Leerzeichen und Symbole zu Unterstrichen werden. Verwenden Sie für die Spalten, die ein Flow liest, lateinische Buchstaben: Ein Name, der nur in einer anderen Schrift geschrieben ist, ergibt keine vorhersehbare Variable.

Update a row ändert eine Zeile, die bereits existiert. Wählen Sie wie bei Find a row, wonach gesucht wird, und dann die Columns to write. Ein leerer Wert lässt diese Zelle unverändert. If no row matches legt fest, was sonst geschieht: Do nothing oder Add a new row.

Wie der Abgleich funktioniert

• Der gesamte Wert muss übereinstimmen, ohne Beachtung von Groß- und Kleinschreibung und von Leerzeichen an beiden Enden. "John" passt also nicht zu "Johnny".
• Telefonnummern werden anhand ihrer Ziffern verglichen, sodass +91 98765 43210 zu 919876543210 passt.
• Wenn mehrere Zeilen passen, wird die erste verwendet.
• {phone} ist die Nummer des Kunden mit Landesvorwahl. Eine Tabelle, die Nummern ohne Landesvorwahl speichert, passt dazu nicht.

Wenn Sie nach etwas abgleichen, das ein Kunde eintippt, kann er jede Zeile lesen, deren Wert er erraten kann. {phone} ist die sichere Wahl, weil ein Kunde seine eigene Nummer nicht frei wählen kann.

Gut zu wissen

• Find a row kann ein bis zwei Minuten hinter der Tabelle liegen, weil jüngste Ergebnisse zwischengespeichert werden, damit Antworten schnell bleiben.
• Eine von einem Flow geschriebene Zeile erscheint normalerweise innerhalb einer Minute. Sie wird auf dieselbe Weise gesendet wie ein Bot-Lead und wartet daher sicher, wenn Google ein Problem hat.
• Wenn eine Tabelle nicht erreichbar ist, läuft der Flow weiter, und der Kunde bemerkt nichts Ungewöhnliches. Mit {sheet_error} können Sie diesen Fall bei Bedarf abfangen.
• Test Flow liest Ihre echte Tabelle, schreibt aber nie hinein. Um Add a row oder Update a row zu testen, senden Sie eine echte WhatsApp-Nachricht an Ihre Nummer.

In eine neue Tabelle exportieren

Drücken Sie auf einer dieser Seiten Export to Google Sheets. Jeder Export erstellt eine neue Datei in Ihrem Drive und braucht keine Einrichtung.

Die Schaltfläche zeigt den Fortschritt und wird dann zu Open sheet. Jeder Export kann so viele Zeilen enthalten wie der entsprechende Dateidownload. Wenn ein Export mittendrin fehlschlägt, löschen wir die unvollständige Datei, sodass Sie es einfach erneut versuchen können.

Wenn Sie noch kein Google-Konto verbunden haben, bietet die Schaltfläche an, dies zuerst zu tun, und bringt Sie zurück. Drücken Sie sie nach der Rückkehr erneut.

Den Betrieb sicherstellen

Was die Seite zeigt

Eine Tabelle kann auch Rows waiting to be added anzeigen. Einige wartende Zeilen sind normal. Eine Zahl, die ständig wächst, bedeutet, dass die Tabelle ein Problem hat.

Wenn eine Tabelle nicht mehr aktualisiert wird

Sie erhalten eine Benachrichtigung, einen Push auf Ihr Telefon und ein Banner auf der Seite, dazu jede Woche eine Erinnerung, bis es behoben ist. Ihre Leads sind sicher: Sie bleiben in Bot-Leads, und ihre Zeilen warten bis zu 30 Tage und werden hinzugefügt, sobald das Problem behoben ist.

Wenn Google selbst viele Stunden lang ausfällt, wird eine Zeile, die sich immer noch nicht schreiben lässt, aus der Warteschlange der Tabelle verworfen. Der Lead selbst bleibt in Bot-Leads.

Erneut verbinden

Wenn ein Konto Needs reconnecting anzeigt, drücken Sie Reconnect und melden Sie sich mit demselben Konto an. Sie müssen Ihre Tabellen nicht erneut auswählen, und wartende Zeilen werden dann gesendet. Wenn Sie sich mit einem anderen Konto anmelden, sagt Ihnen die Seite, welches Konto diese Tabellen enthält.

Eine Tabelle entfernen oder die Verbindung trennen

Remove nimmt eine Tabelle aus WizMessage heraus. Die Datei bleibt unverändert in Ihrem Google Drive.

Disconnect schaltet ein ganzes Google-Konto ab. Seine Tabellen werden nicht mehr aktualisiert, noch wartende Zeilen werden verworfen, und wir löschen den Zugriff, den wir hatten. Neue Leads bleiben in Bot-Leads, gehen aber nicht mehr in eine Tabelle. Wenn Sie dasselbe Konto später erneut verbinden, funktionieren seine Tabellen wieder.

Sie können WizMessage außerdem jederzeit aus Ihrem Google-Konto entfernen, auf der Seite für Drittanbieter-Verbindungen von Google. Kontakte und Listen aus früheren Synchronisierungen bleiben in WizMessage, bis Sie sie löschen, und bereits geschriebene Zeilen bleiben in Ihren Tabellen.

Auf dem Telefon

Alles oben Beschriebene funktioniert auch in der WizMessage-App, wenn die neueste Version installiert ist. Öffnen Sie Einstellungen und dann Google Sheets.

• Anmelden öffnet Ihren Browser, weil Google es innerhalb einer App nicht erlaubt. Nachdem Sie eine Tabelle gewählt haben, kehren Sie zur App zurück, und deren Einrichtung öffnet sich. Wenn die App nicht von selbst zurückkommt, öffnen Sie sie, und die neue Tabelle wartet unter Einrichtung abschließen.
• Ich habe noch keine Tabelle auf dem ersten Bildschirm meldet Sie ohne die Dateiauswahl an. Danach erscheint Neue Tabelle erstellen.
• Empfängerlisten: Bei einer Liste bietet Personen hinzufügen Google Sheets als Quelle an. Tippen Sie unter Deine Tabellen auf eine Tabelle, um sie zu synchronisieren oder ihre Einrichtung zu ändern.
• Exporte: Die Export-Schaltfläche fragt, wohin die Daten gesendet werden sollen. Wählen Sie Neue Google-Tabelle, und die App meldet Ihnen, wenn sie bereit ist.
• Flow-Schritte: Der Flow-Builder auf dem Gerät hat denselben Schritt Google Sheets, und ein Flow, den Sie auf dem Telefon erstellen, öffnet sich auch im Web.

Eine ältere Version der App zeigt den Google-Sheets-Schritt eines Flows als schlichtes Kästchen. Sie behält die Einstellungen des Schritts beim Speichern des Flows, und der Schritt läuft weiterhin.

Referenz

Limits

Gut zu wissen

• Zeile 1 des Tabellenblatts ist die Kopfzeile für Bot-Leads und Flow-Schritte. Empfängerlisten finden die Kopfzeile selbst, ein Titel darüber ist also in Ordnung.
• Datumsangaben in Bot-Lead-Zeilen sind in Serverzeit, genau wie beim Dateidownload der Bot-Leads.
• Das Umbenennen eines Tabellenblatts oder einer Datei zerstört nichts, weil WizMessage sie über ihre ID und nicht über ihren Namen verfolgt.