Google Sheets

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अपना Google खाता जोड़ें, और आपकी स्प्रेडशीट WizMessage के साथ काम करने लगेंगी। बॉट लीड नई पंक्तियों के रूप में आ जाती हैं, कोई शीट ऑडियंस लिस्ट दे सकती है, चैटबॉट फ़्लो ग्राहक से बात करते-करते पंक्तियाँ जोड़ सकता है, ढूँढ सकता है या अपडेट कर सकता है, और आपका डेटा एक क्लिक में नई शीट में एक्सपोर्ट हो सकता है। इस पेज पर जोड़ने का तरीक़ा, ये चारों उपयोग, और शीट अपडेट होना बंद हो जाए तो क्या करना है — यह सब बताया गया है।

यह क्या करता है और कहाँ मिलेगा

चार उपयोग

आप जो भी शीट जोड़ते हैं, वह एक ही मक़सद के लिए सेट होती है। एक्सपोर्ट इसका अपवाद हैं: हर एक्सपोर्ट एक नई फ़ाइल बनाता है और उसके लिए कोई सेटअप नहीं चाहिए।

इनमें से कौन-सा आप इस्तेमाल कर सकते हैं, यह आपके प्लान पर निर्भर करता है:

कहाँ मिलेगा

वेब पर साइडबार में कैंपेन या ऑटोमेशन के नीचे Google Sheets खोलें, या मेरा डैशबोर्ड के क्विक लिंक में Google Sheets बटन इस्तेमाल करें। तीनों एक ही पेज पर ले जाते हैं, जिसका शीर्षक Integrations है।

ऐप में सेटिंग्स पर जाएँ और फिर Google Sheets पर। वहाँ क्या अलग है, यह इस पेज के आख़िर के पास बताया गया है।

यह सब सिर्फ़ खाते का मालिक देख या बदल सकता है। टीम के सदस्यों को यह नहीं दिखता, और वे आपके WizMessage खाते से कोई Google खाता नहीं जोड़ सकते।

Google जोड़ना

आपको क्या चाहिए

• एक Google खाता जिसमें वह शीट हो, या जिसके पास उसे बदलने की पहुँच हो। सिर्फ़ देखने की पहुँच स्वीकार नहीं की जाती, क्योंकि ज़्यादातर उपयोगों में लिखना पड़ता है।
• एक असली Google Sheets फ़ाइल। Drive में रखी Excel फ़ाइल तब तक इस्तेमाल नहीं हो सकती जब तक आप उसे Google Sheets के रूप में सेव न कर लें (Sheets में: File, फिर Save as Google Sheets)।

WizMessage किन चीज़ों तक पहुँच सकता है

हम Google से एक ही अनुमति माँगते हैं, जिसका नाम drive.file है। यह सिर्फ़ उन फ़ाइलों पर लागू होती है जो आप चुनते हैं और जो WizMessage आपके लिए बनाता है। आपके Drive में और कुछ नहीं।

हम क्या रखते हैं, कितने समय तक रखते हैं और किसे मिलता है — यह प्राइवेसी पॉलिसी में बताया गया है।

पहले से मौजूद शीट चुनना

1. Choose a sheet दबाएँ।
2. अपना Google खाता चुनें और पहुँच की अनुमति दें। Google बताएगा कि WizMessage सिर्फ़ उन्हीं फ़ाइलों को देखना, बदलना, बनाना और हटाना चाहता है जो आप उसके साथ इस्तेमाल करते हैं।
3. Google का फ़ाइल पिकर खुलेगा। अपनी स्प्रेडशीट चुनें और उसका insert बटन दबाएँ।
4. आप WizMessage में लौट आते हैं, उसी फ़ाइल के सेटअप पेज पर।

नई शीट से शुरू करना

अगर आपके पास अभी कोई शीट नहीं है, तो अपने खाते के बग़ल में Create a new sheet दबाएँ। WizMessage उस खाते के Drive में एक ख़ाली फ़ाइल बनाता है, जिसका नाम WizMessage और आज की तारीख़ होता है, और उसका सेटअप पेज खोल देता है। फ़ाइल का नाम जब चाहें बदल लें: किसी चीज़ का नाम से कोई लेना-देना नहीं है।

अगर आपने अभी तक कोई खाता नहीं जोड़ा है, तो पहले Connect Google account दबाएँ। इससे फ़ाइल पिकर खोले बिना साइन इन हो जाता है।

सेटअप: सेव करने तक कुछ नहीं होता

फ़ाइल चुनने या बनाने से अपने आप कुछ नहीं होता। सेटअप पेज Google खाता और फ़ाइल दिखाता है ताकि आप जाँच सकें, फिर पूछता है कि कौन-सा टैब इस्तेमाल करना है और शीट को क्या करना है।

What should this sheet do? में तीन जवाब मिलते हैं, जिनमें से हर एक नीचे समझाया गया है: Receive bot leads as new rows, Supply an audience list, और Be used by flow steps।

अगर आप पेज छोड़ देते हैं, तो शीट Sheets के नीचे Set up बटन के साथ सूची में बनी रहती है। उसी फ़ाइल को दूसरे मक़सद के लिए इस्तेमाल करना हो, तो उसे दोबारा चुनें: इससे आपको सेटअप करने के लिए दूसरी एंट्री मिलती है।

बॉट लीड को शीट में भेजना

इसे चालू करना

सेटअप पेज पर टैब चुनें, Receive bot leads as new rows चुनें और Send bot leads here दबाएँ। इसके बाद आपके बॉट जो भी लीड लेते हैं, वह एक पंक्ति के रूप में जुड़ जाती है। लीड पहले की तरह बॉट लीड में भी रहती है, इसलिए शीट एक अतिरिक्त कॉपी है, अकेली कॉपी नहीं।

हर पंक्ति में क्या होता है

टैब की पंक्ति 1 हेडर होती है, और WizMessage हर कॉलम को उस हेडर के नाम से ढूँढता है। इसलिए:

• कॉलम इधर-उधर करने में कोई दिक़्क़त नहीं।
• जो कॉलम न हो, वह आपके लिए जोड़ दिया जाता है, जिसमें बाद में फ़्लो में जोड़ा गया नया सवाल भी शामिल है।
• कॉलम का नाम बदलने पर पुराने नाम से एक नया कॉलम शुरू हो जाता है। कुछ खोता नहीं, पर बाद की पंक्तियाँ नए कॉलम में जाती हैं।
• सब कुछ सादे टेक्स्ट के रूप में लिखा जाता है, इसलिए कोई ग्राहक फ़ॉर्मूला टाइप कर दे तो भी आपकी शीट उसे चलाती नहीं।

पंक्तियाँ छोटे-छोटे बैच में लिखी जाती हैं, इसलिए नई लीड आम तौर पर एक मिनट के अंदर दिख जाती है।

शीट बदलना

आपका खाता एक समय में एक ही शीट पर लीड भेजता है। दूसरी शीट सेट करने पर वह पहली की जगह ले लेती है, और जो पंक्तियाँ अभी इंतज़ार में हैं वे नई शीट में जाती हैं। जो पंक्तियाँ पहले लिखी जा चुकी हैं, वे पुरानी फ़ाइल में ही रहती हैं।

शीट से ऑडियंस लिस्ट बनाना

सेट करना

सेटअप पेज पर टैब चुनें और Supply an audience list चुनें। WizMessage शुरू की पंक्तियाँ पढ़कर सुझाता है कि कौन-सा कॉलम क्या है। उसके सुझाव जाँच लें:

प्रीव्यू में शुरू की पंक्तियाँ दिखती हैं, हर एक के साथ वह सटीक नंबर जो इस्तेमाल होगा। ज़्यादातर पंक्तियों पर Not a valid number दिखे, तो आम तौर पर कंट्री कोड की सेटिंग ग़लत होती है। शीट की छिपी हुई और फ़िल्टर की गई पंक्तियाँ भी गिनी जाती हैं।

अगर टैब ख़ाली है, तो पेज यही बता देता है। Google Sheets में फ़ोन कॉलम वाली हेडर पंक्ति और अपने नंबर जोड़ें, फिर Check again दबाएँ।

नई लिस्ट या मौजूदा लिस्ट

यह चुनाव तय करता है कि सिंक से लोग लिस्ट से कभी हटाए जा सकते हैं या नहीं।

पूरा करने के लिए Connect sheet to list दबाएँ।

सिंक करना

जब तक आप Sync now नहीं दबाते, कुछ नहीं आता, और शीट कभी किसी शेड्यूल पर नहीं पढ़ी जाती। शीट बदलने पर इसे फिर दबाएँ।

इसके बाद शीट की पंक्ति नतीजा दिखाती है, जैसे शीट में कितने लोग हैं, कितने जोड़े गए और कितने हटाए गए। यह उन पंक्तियों की भी सूची देती है जो ग़लत नंबर की वजह से छोड़ी गईं, पंक्ति संख्या के साथ, ताकि आप उन्हें ठीक कर सकें। पिछली बार से कुछ नहीं बदला हो, तो Already up to date लिखा आता है।

सिंक क्या बदलता है और क्या छोड़ देता है

• यह सिर्फ़ उन्हीं कॉलम को अपडेट करता है जो आपने मैप किए हैं। कॉन्टैक्ट की बाक़ी हर चीज़ जैसी है वैसी रहती है।
• ख़ाली सेल होने पर पहले से सेव जानकारी बनी रहती है, इसलिए शीट किसी कॉन्टैक्ट की जानकारी मिटा नहीं सकती।
• जिसने ऑप्ट-आउट किया है वह ऑप्ट-आउट ही रहता है, भले ही वह शीट में हो।
• कोई कॉन्टैक्ट कभी डिलीट नहीं होता। मिरर की गई लिस्ट सिर्फ़ लिस्ट से लोगों को हटाती है।
• जिस कॉन्टैक्ट को आप हाथ से डिलीट करते हैं, वह अगले सिंक में लौट आता है अगर वह अब भी शीट में है।
• जो कैंपेन चल रहा है उस पर असर नहीं पड़ता। शेड्यूल किया गया कैंपेन चलते समय लिस्ट में जो भी होता है, उसी को भेजा जाता है।

जब सिंक पूछता या रुकता है

ग़लत टैब बिल्कुल बड़े बदलाव जैसा दिखता है, इसलिए बड़ा बदलाव आपका इंतज़ार करता है। सिंक अगर किसी लिस्ट के आधे से ज़्यादा लोगों को और कम से कम 3 लोगों को हटाने वाला हो, या ऐसी लिस्ट में जो पहले सिंक हो चुकी है 100 से ज़्यादा लोग और लिस्ट के आकार के दोगुने से ज़्यादा जोड़ने वाला हो, तो वह पहले पूछता है। सवाल में दोनों संख्याएँ दिखती हैं, और आगे बढ़ना है या नहीं, यह आप तय करते हैं। आपके जवाब देने से पहले शीट फिर बदल जाए, तो वह दोबारा पूछता है।

चैटबॉट फ़्लो में शीट इस्तेमाल करना

तैयारी

पहले शीट सेट करें: टैब चुनें, Be used by flow steps चुनें और Use in flows दबाएँ। फिर फ़्लो बिल्डर में Google Sheets स्टेप जोड़ें, शीट चुनें और कोई एक्शन चुनें।

यह स्टेप ग्राहक को कुछ नहीं भेजता। यह अपना काम करता है और फ़्लो सीधे अगले स्टेप पर चला जाता है।

तीन एक्शन

Add a row नई पंक्ति लिखता है। Columns to write के नीचे हर कॉलम के लिए एक Column name और एक वैल्यू दें। वैल्यू तय टेक्स्ट हो सकती है या कोई वेरिएबल, जैसे ग्राहक के नंबर के लिए {phone}। जो कॉलम शीट में अभी नहीं है, वह जोड़ दिया जाता है।

Find a row एक पंक्ति ढूँढता है और उसकी वैल्यू आगे के स्टेप को देता है। ये भरें:

• Column to match और Value to match, जैसे Phone कॉलम और {phone}।
• Name for the results: छोटे अक्षर, अंक और अंडरस्कोर, जैसे sheet।
• Columns to read: वे कॉलम जिन्हें आप इस्तेमाल करना चाहते हैं।

इसके बाद आगे के स्टेप में ये उपलब्ध होते हैं, यहाँ नाम के रूप में sheet और City नाम के एक कॉलम के साथ:

कॉलम का नाम छोटे अक्षरों में वेरिएबल का हिस्सा बन जाता है, जिसमें स्पेस और चिह्न अंडरस्कोर में बदल जाते हैं। फ़्लो जिन कॉलम को पढ़ता है उनके लिए लैटिन अक्षर इस्तेमाल करें: सिर्फ़ किसी दूसरी लिपि में लिखा नाम ऐसा वेरिएबल नहीं बनाता जिसका अंदाज़ा लगाया जा सके।

Update a row पहले से मौजूद पंक्ति को बदलता है। मिलान किस पर करना है, यह Find a row की तरह चुनें, फिर Columns to write। ख़ाली वैल्यू उस सेल को जैसा है वैसा रहने देती है। कोई पंक्ति न मिले तो क्या हो, यह If no row matches तय करता है: Do nothing, या Add a new row।

मिलान कैसे होता है

• पूरी वैल्यू मिलनी चाहिए, बड़े-छोटे अक्षर और दोनों सिरों के स्पेस को अनदेखा करके। इसलिए "John" का मिलान "Johnny" से नहीं होता।
• फ़ोन नंबर उनके अंकों पर मिलाए जाते हैं, इसलिए +91 98765 43210 का मिलान 919876543210 से हो जाता है।
• अगर कई पंक्तियाँ मिलती हैं, तो पहली इस्तेमाल होती है।
• {phone} ग्राहक का नंबर कंट्री कोड के साथ होता है। जिस शीट में नंबर बिना कंट्री कोड के हैं, उससे यह नहीं मिलेगा।

ग्राहक जो टाइप करता है उस पर मिलान करने से वह कोई भी ऐसी पंक्ति पढ़ सकता है जिसकी वैल्यू वह अंदाज़े से बता दे। {phone} सुरक्षित चुनाव है, क्योंकि ग्राहक अपना नंबर ख़ुद नहीं चुन सकता।

जानने लायक़ बातें

• Find a row शीट से एक-दो मिनट पीछे हो सकता है, क्योंकि जवाब तेज़ रखने के लिए हाल के नतीजे याद रखे जाते हैं।
• फ़्लो से लिखी गई पंक्ति आम तौर पर एक मिनट के अंदर दिख जाती है। वह बॉट लीड की तरह ही भेजी जाती है, इसलिए Google में दिक़्क़त हो तो वह सुरक्षित इंतज़ार करती है।
• अगर शीट तक नहीं पहुँचा जा सके, तो फ़्लो आगे चलता रहता है और ग्राहक को कुछ अजीब नहीं दिखता। चाहें तो उस स्थिति को {sheet_error} से संभाल सकते हैं।
• Test Flow आपकी असली शीट पढ़ता है पर उसमें कभी लिखता नहीं। Add a row या Update a row को टेस्ट करने के लिए अपने नंबर पर असली WhatsApp मैसेज भेजें।

नई शीट में एक्सपोर्ट करना

इनमें से किसी पेज पर Export to Google Sheets दबाएँ। हर एक्सपोर्ट आपके Drive में नई फ़ाइल बनाता है और उसके लिए कोई सेटअप नहीं चाहिए।

बटन प्रगति दिखाता है और फिर Open sheet बन जाता है। हर एक्सपोर्ट में उतनी ही पंक्तियाँ आ सकती हैं जितनी उसी डेटा की फ़ाइल डाउनलोड में आती हैं। अगर एक्सपोर्ट बीच में फ़ेल हो जाए, तो हम अधूरी फ़ाइल डिलीट कर देते हैं, इसलिए आप बस दोबारा कोशिश कर सकते हैं।

अगर आपने अभी तक Google खाता नहीं जोड़ा है, तो बटन पहले वही करने का विकल्प देता है और आपको वापस ले आता है। वापस आने पर इसे फिर दबाएँ।

इसे चालू रखना

पेज क्या दिखाता है

शीट पर Rows waiting to be added भी दिख सकता है। कुछ पंक्तियों का इंतज़ार करना सामान्य है। अगर संख्या बढ़ती ही जाए, तो इसका मतलब है कि शीट में कोई दिक़्क़त है।

जब शीट अपडेट होना बंद कर दे

आपको एक नोटिफ़िकेशन, फ़ोन पर पुश और पेज पर एक बैनर मिलता है, और ठीक होने तक हर हफ़्ते एक रिमाइंडर। आपकी लीड सुरक्षित रहती हैं: वे बॉट लीड में रहती हैं, और उनकी पंक्तियाँ 30 दिन तक इंतज़ार करती हैं और दिक़्क़त ठीक होते ही जोड़ दी जाती हैं।

अगर Google ख़ुद कई घंटों तक बंद रहे, तो जो पंक्ति अब भी नहीं लिखी जा सकती वह शीट की कतार से हटा दी जाती है। लीड ख़ुद बॉट लीड में रहती है।

फिर से जोड़ना

अगर किसी खाते पर Needs reconnecting दिखे, तो Reconnect दबाएँ और उसी खाते से साइन इन करें। आपको अपनी शीट दोबारा नहीं चुननी पड़ती, और इंतज़ार कर रही पंक्तियाँ फिर भेज दी जाती हैं। अगर आप किसी दूसरे खाते से साइन इन करते हैं, तो पेज बताता है कि वे शीट किस खाते में हैं।

शीट हटाना या डिसकनेक्ट करना

Remove एक शीट को WizMessage से बाहर कर देता है। फ़ाइल आपके Google Drive में जैसी थी वैसी ही रहती है।

Disconnect पूरे Google खाते को बंद कर देता है। उसकी शीट अपडेट होना बंद कर देती हैं, इंतज़ार कर रही पंक्तियाँ हटा दी जाती हैं, और हमारे पास जो पहुँच थी उसे हम डिलीट कर देते हैं। नई लीड बॉट लीड में रहती हैं पर अब किसी शीट में नहीं जातीं। अगर आप बाद में वही खाता फिर जोड़ते हैं, तो उसकी शीट फिर काम करने लगती हैं।

आप कभी भी अपने Google खाते से WizMessage को हटा भी सकते हैं, Google के थर्ड-पार्टी कनेक्शन पेज पर। पिछले सिंक के कॉन्टैक्ट और लिस्ट तब तक WizMessage में रहते हैं जब तक आप उन्हें डिलीट न करें, और जो पंक्तियाँ लिखी जा चुकी हैं वे आपकी शीट में रहती हैं।

फ़ोन पर

ऊपर का सब कुछ WizMessage ऐप से भी काम करता है, बशर्ते लेटेस्ट वर्शन इंस्टॉल हो। सेटिंग्स खोलें, फिर Google Sheets।

• साइन इन करना आपका ब्राउज़र खोलता है, क्योंकि Google ऐप के अंदर इसकी इजाज़त नहीं देता। शीट चुनने के बाद आप ऐप में लौट आते हैं और उसका सेटअप खुल जाता है। अगर ऐप अपने आप वापस न आए, तो उसे खोलें और नई शीट सेटअप पूरा करें के नीचे इंतज़ार करती मिलेगी।
• पहली स्क्रीन पर मेरे पास अभी कोई शीट नहीं है फ़ाइल पिकर के बिना साइन इन करा देता है। इसके बाद नई शीट बनाएं दिखता है।
• ऑडियंस लिस्ट: किसी लिस्ट पर लोग जोड़ें में Google Sheets एक सोर्स के रूप में मिलती है। किसी शीट को सिंक करने या उसका सेटअप बदलने के लिए आपकी शीट के नीचे उस पर टैप करें।
• एक्सपोर्ट: एक्सपोर्ट बटन पूछता है कि डेटा कहाँ भेजना है। नई Google शीट चुनें, और तैयार होने पर ऐप आपको बता देता है।
• फ़्लो स्टेप: फ़ोन पर बना फ़्लो बिल्डर में भी वही Google Sheets स्टेप है, और फ़ोन पर बना फ़्लो वेब पर भी खुलता है।

ऐप का पुराना वर्शन फ़्लो के Google Sheets स्टेप को एक सादे बॉक्स की तरह दिखाता है। फ़्लो सेव करने पर वह स्टेप की सेटिंग बनाए रखता है, और स्टेप तब भी चलता है।

रेफ़रेंस

सीमाएँ

जानने लायक़ बातें

• बॉट लीड और फ़्लो स्टेप के लिए टैब की पंक्ति 1 हेडर होती है। ऑडियंस लिस्ट हेडर पंक्ति ख़ुद ढूँढ लेती हैं, इसलिए उसके ऊपर शीर्षक होना ठीक है।
• बॉट लीड की पंक्तियों में तारीख़ें सर्वर के समय में होती हैं, बिल्कुल बॉट लीड की फ़ाइल डाउनलोड की तरह।
• टैब या फ़ाइल का नाम बदलने से कुछ नहीं टूटता, क्योंकि WizMessage उन्हें नाम के बजाय उनकी ID से पहचानता है।