Google Sheets

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Conecte una cuenta de Google y sus hojas de cálculo podrán trabajar con WizMessage. Los leads del bot llegan como filas nuevas, una hoja puede aportar una lista de audiencia, un flujo de chatbot puede añadir, buscar o actualizar filas mientras habla con un cliente, y sus datos pueden exportarse a una hoja nueva con un solo clic. Esta página explica cómo conectar, cada uno de esos cuatro usos y qué hacer si una hoja deja de actualizarse.

Qué hace y dónde encontrarlo

Cuatro usos

Cada hoja que conecta se configura para una sola finalidad. Las exportaciones son la excepción: cada una crea un archivo nuevo y no requiere configuración.

Cuáles de ellos puede usar depende de su plan:

Dónde encontrarlo

En la web, abra Google Sheets en Campaigns o Automation en la barra lateral, o use el botón Google Sheets de los enlaces rápidos de My Dashboard. Todos llevan a la misma página, titulada Integrations.

En la aplicación, vaya a Settings y luego a Google Sheets. Lo que cambia allí se explica cerca del final de esta página.

Solo el propietario de la cuenta puede ver o cambiar todo esto. Los miembros del equipo no lo ven y no pueden conectar una cuenta de Google a su cuenta de WizMessage.

Conectar Google

Qué necesita

• Una cuenta de Google que contenga la hoja o que tenga acceso de edición a ella. El acceso de solo lectura se rechaza, porque la mayoría de los usos necesitan escribir.
• Un archivo real de Google Sheets. Un archivo de Excel guardado en Drive no puede usarse hasta que lo guarde como Google Sheets (en Sheets: File, y luego Save as Google Sheets).

A qué puede acceder WizMessage

Pedimos a Google un único permiso, llamado drive.file. Abarca los archivos que usted elige y los archivos que WizMessage crea por usted, y nada más de su Drive.

La política de privacidad detalla qué conservamos, durante cuánto tiempo y quién lo recibe.

Elegir una hoja que ya tiene

1. Pulse Choose a sheet.
2. Elija su cuenta de Google y permita el acceso. Google le indicará que WizMessage quiere ver, editar, crear y eliminar únicamente los archivos concretos que usted use con él.
3. Se abre el selector de archivos de Google. Seleccione su hoja de cálculo y pulse su botón de insertar.
4. Vuelve a WizMessage, a la página de configuración de ese archivo.

Empezar con una hoja nueva

Si todavía no tiene ninguna hoja, pulse Create a new sheet junto a su cuenta. WizMessage crea un archivo vacío en el Drive de esa cuenta, llamado WizMessage y la fecha de hoy, y abre su página de configuración. Puede cambiar el nombre del archivo cuando quiera: nada depende del nombre.

Si todavía no ha conectado ninguna cuenta, pulse primero Connect Google account. Eso inicia sesión sin abrir el selector de archivos.

Configurar: no ocurre nada hasta que guarda

Elegir o crear un archivo no hace nada por sí solo. La página de configuración muestra la cuenta de Google y el archivo para que pueda comprobarlos, y luego le pregunta qué pestaña usar y qué debe hacer la hoja.

What should this sheet do? ofrece tres respuestas, cada una explicada más abajo: Receive bot leads as new rows, Supply an audience list y Be used by flow steps.

Si sale de la página, la hoja sigue en la lista de Sheets con un botón Set up. Para usar el mismo archivo con una segunda finalidad, vuelva a elegirlo: eso le da una segunda entrada que configurar.

Enviar los leads del bot a una hoja

Activarlo

En la página de configuración, elija la pestaña, elija Receive bot leads as new rows y pulse Send bot leads here. A partir de entonces, cada lead que capturen sus bots se añade como una fila. También sigue estando en Bot Leads como siempre, así que la hoja es una copia adicional y nunca la única.

Qué contiene cada fila

La fila 1 de la pestaña es el encabezado, y WizMessage encuentra cada columna por el nombre de ese encabezado. Por eso:

• Mover las columnas de sitio no supone ningún problema.
• Cualquier columna que falte se añade por usted, incluida la de una pregunta nueva que añada más tarde a un flujo.
• Si cambia el nombre de una columna, se crea una nueva con el nombre original. No se pierde nada, pero las filas posteriores van a la columna nueva.
• Todo se escribe como texto sin formato, de modo que un cliente que escriba una fórmula no puede lograr que su hoja la ejecute.

Las filas se escriben en pequeños lotes, así que un lead nuevo suele aparecer en menos de un minuto.

Cambiar la hoja

Su cuenta envía los leads a una sola hoja a la vez. Configurar otra reemplaza la anterior, y las filas que aún estén esperando van a la hoja nueva. Las filas ya escritas se quedan en el archivo antiguo.

Crear una lista de audiencia a partir de una hoja

Configurarla

En la página de configuración, elija la pestaña y elija Supply an audience list. WizMessage lee las primeras filas y sugiere qué columna es cuál. Revise sus sugerencias:

La vista previa muestra las primeras filas con el número exacto que usaría cada una. Not a valid number en la mayoría de las filas suele indicar que el ajuste del código de país es incorrecto. Las filas ocultas y filtradas de la hoja se incluyen.

Si la pestaña está vacía, la página lo indica. Añada en Google Sheets una fila de encabezado con una columna de teléfono y sus números, y pulse Check again.

Una lista nueva o una existente

Esta elección decide si una sincronización puede llegar a quitar personas de la lista.

Pulse Connect sheet to list para terminar.

Sincronizar

No entra nada hasta que pulsa Sync now, y una hoja nunca se lee de forma programada. Vuelva a pulsarlo cada vez que la hoja haya cambiado.

La fila de la hoja muestra entonces el resultado, por ejemplo cuántas personas hay en la hoja, cuántas se añadieron y cuántas se quitaron. También enumera, por número de fila, las filas omitidas por tener un número no válido, para que pueda corregirlas. Si no cambió nada desde la última vez, indica Already up to date.

Qué cambia una sincronización y qué deja intacto

• Solo actualiza las columnas que usted asignó. Cualquier otro dato de un contacto queda intacto.
• Una celda en blanco conserva lo que ya está guardado, así que una hoja no puede borrar los datos de un contacto.
• Quien se dio de baja sigue de baja, aunque esté en la hoja.
• Un contacto nunca se elimina. Una lista reflejada solo quita personas de la lista.
• Un contacto que elimine a mano vuelve en la siguiente sincronización si sigue estando en la hoja.
• Una campaña que ya se está ejecutando no se ve afectada. Una campaña programada usa a quienes estén en la lista cuando se ejecute.

Cuándo una sincronización pregunta o se detiene

Una pestaña equivocada se ve exactamente igual que un cambio grande, así que un cambio grande espera su decisión. Pregunta primero cuando una sincronización quitaría más de la mitad de una lista y al menos 3 personas, o añadiría más de 100 personas y más del doble del tamaño de la lista en una lista que ya se ha sincronizado antes. La pregunta muestra ambas cifras y usted decide si continuar. Si la hoja vuelve a cambiar antes de que responda, pregunta de nuevo.

Usar una hoja en un flujo de chatbot

Preparativos

Primero configure la hoja: elija la pestaña, elija Be used by flow steps y pulse Use in flows. Luego, en el constructor de flujos, añada un paso Google Sheets, elija la hoja y elija una acción.

El paso no envía nada al cliente. Hace su trabajo y el flujo pasa directamente al siguiente paso.

Las tres acciones

Add a row escribe una fila nueva. En Columns to write, dé a cada una un Column name y un valor. Un valor puede ser texto fijo o una variable, como {phone} para el número del cliente. Una columna que la hoja aún no tiene se añade.

Find a row busca una fila y entrega sus valores a los pasos posteriores. Rellene:

• Column to match y Value to match, como una columna Phone y {phone}.
• Name for the results: letras minúsculas, números y guiones bajos, como sheet.
• Columns to read: las columnas que quiere usar.

Los pasos posteriores tienen entonces estas variables, aquí con sheet como nombre y una columna llamada City:

El nombre de una columna pasa a formar parte de la variable en minúsculas, con los espacios y los símbolos convertidos en guiones bajos. Use letras latinas en las columnas que lee un flujo: un nombre escrito solo en otro alfabeto no genera una variable predecible.

Update a row cambia una fila que ya existe. Elija qué buscar igual que con Find a row y luego las Columns to write. Un valor en blanco deja esa celda como está. If no row matches decide qué ocurre en caso contrario: Do nothing, o Add a new row.

Cómo funciona la coincidencia

• Todo el valor debe coincidir, sin distinguir mayúsculas de minúsculas y sin contar los espacios en los extremos. Así, "John" no coincide con "Johnny".
• Los números de teléfono se comparan por sus dígitos, así que +91 98765 43210 coincide con 919876543210.
• Si coinciden varias filas, se usa la primera.
• {phone} es el número del cliente con su código de país. Una hoja que guarde los números sin código de país no coincidirá con él.

Buscar por algo que escribe el cliente le permite leer cualquier fila cuyo valor pueda adivinar. {phone} es la opción segura, porque un cliente no puede elegir su propio número.

Conviene saber

• Find a row puede ir uno o dos minutos por detrás de la hoja, porque los resultados recientes se recuerdan para que las respuestas sean rápidas.
• Una fila escrita por un flujo normalmente aparece en menos de un minuto. Se envía del mismo modo que un lead del bot, así que espera sin riesgo si Google tiene un problema.
• Si no se puede acceder a una hoja, el flujo continúa y el cliente no ve nada extraño. {sheet_error} le permite gestionar ese caso si lo desea.
• Test Flow lee su hoja real pero nunca escribe en ella. Para probar Add a row o Update a row, envíe un mensaje real de WhatsApp a su número.

Exportar a una hoja nueva

Pulse Export to Google Sheets en una de estas páginas. Cada exportación crea un archivo nuevo en su Drive y no requiere configuración.

El botón muestra el progreso y después pasa a ser Open sheet. Cada exportación puede contener tantas filas como la descarga de archivo equivalente. Si una exportación falla a medias, eliminamos el archivo parcial, así que puede volver a intentarlo sin más.

Si todavía no ha conectado una cuenta de Google, el botón le ofrece hacerlo primero y le devuelve a la página. Vuelva a pulsarlo cuando regrese.

Mantenerlo en funcionamiento

Qué muestra la página

Una hoja también puede mostrar Rows waiting to be added. Que haya unas pocas filas esperando es normal. Un número que no deja de crecer significa que la hoja tiene un problema.

Cuando una hoja deja de actualizarse

Recibe una notificación, un aviso push en el teléfono y un banner en la página, y un recordatorio cada semana hasta que se resuelva. Sus leads están a salvo: permanecen en Bot Leads, y sus filas esperan hasta 30 días y se añaden cuando se solucione el problema.

Si Google sigue caído muchas horas, una fila que aún no se pueda escribir se descarta de la cola de la hoja. El lead en sí permanece en Bot Leads.

Volver a conectar

Si una cuenta muestra Needs reconnecting, pulse Reconnect e inicie sesión con esa misma cuenta. No necesita volver a elegir sus hojas, y las filas en espera se envían a continuación. Si inicia sesión con una cuenta distinta, la página le indica qué cuenta contiene esas hojas.

Quitar una hoja o desconectar

Remove saca una hoja de WizMessage. El archivo permanece en su Google Drive, sin cambios.

Disconnect desactiva toda una cuenta de Google. Sus hojas dejan de actualizarse, las filas que aún esperan se descartan y eliminamos el acceso que teníamos. Los leads nuevos permanecen en Bot Leads, pero ya no van a una hoja. Si más adelante vuelve a conectar la misma cuenta, sus hojas vuelven a funcionar.

También puede quitar WizMessage de su cuenta de Google en cualquier momento, en la página de conexiones de terceros de Google. Los contactos y las listas de sincronizaciones anteriores permanecen en WizMessage hasta que los elimine, y las filas ya escritas permanecen en sus hojas.

En el teléfono

Todo lo anterior funciona también desde la aplicación de WizMessage, con la última versión instalada. Abra Settings y luego Google Sheets.

• Signing in abre su navegador, porque Google no lo permite dentro de una aplicación. Después de elegir una hoja, vuelve a la aplicación y se abre su configuración. Si la aplicación no se abre sola, ábrala y la hoja nueva le espera en Finish setting up.
• I don’t have a sheet yet en la primera pantalla inicia sesión sin el selector de archivos. Entonces aparece Create a new sheet.
• Audience lists: en una lista, Add people ofrece Google Sheets como origen. Toque una hoja en Your sheets para sincronizarla o cambiar su configuración.
• Exports: el botón de exportar pregunta adónde enviar los datos. Elija New Google Sheet y la aplicación le avisa cuando esté lista.
• Flow steps: el constructor de flujos del dispositivo tiene el mismo paso Google Sheets, y un flujo que cree en el teléfono también se abre en la web.

Una versión antigua de la aplicación muestra el paso de Google Sheets de un flujo como una caja sin más. Conserva los ajustes del paso al guardar el flujo, y el paso sigue ejecutándose.

Referencia

Límites

Conviene saber

• La fila 1 de la pestaña es el encabezado para los leads del bot y los pasos de flujo. Las listas de audiencia encuentran por sí solas la fila de encabezado, así que un título encima no supone ningún problema.
• Las fechas de las filas de leads del bot están en hora del servidor, igual que en la descarga de archivo de Bot Leads.
• Cambiar el nombre de una pestaña o de un archivo no rompe nada, porque WizMessage los identifica por su ID y no por su nombre.