Ihr Team
Eine WhatsApp-Nummer, mehrere Personen, die sie beantworten. Auf dieser Seite legen Sie fest, wer diese Personen sind und wie viel jede von ihnen darf. Sie behandelt das Einladen, was zwischen der Einladung und dem tatsächlichen Erscheinen passiert, den Unterschied zwischen den Rollen und das Entziehen des Zugriffs. Sie ist kurz, weil die Seite kurz ist — aber zwei Dinge darauf werden leicht falsch gelesen, und beide werden unten benannt.
Wer in Ihrem Team ist
Die ganze Seite
Zwei Karten: ein Formular zum Einladen und die Liste derjenigen, die bereits Zugriff haben. Das ist die ganze Seite. Alles, was Berechtigungen in dieser Anwendung betrifft, wird hier entschieden, indem Sie für jede Person eine von zwei Rollen wählen — es gibt keine Berechtigung je Gespräch oder je Funktion einzustellen.
Jemanden einladen
Eine Adresse und eine Rolle, und das ist die Einladung. Die Person erhält einen Link; ihn zu öffnen und sich mit genau dieser Adresse anzumelden macht aus der Einladung eine Mitgliedschaft. Hat sie diese Anwendung nie zuvor genutzt, lässt der Link sie im selben Schritt auch das Konto anlegen.
Die Mitgliederliste
Alle, denen Zugriff gegeben wurde, in der Reihenfolge ihrer Einladung. Der farbige Punkt auf jedem Avatar ist am schnellsten gelesen: Grün heißt, die Person hat angenommen und arbeitet, Gelb heißt, die Einladung ist noch offen. Das Kennzeichen rechts sagt dasselbe in Worten.
Hinweis: Sie selbst stehen nicht in dieser Liste. Der Kontoinhaber hat keinen Mitgliedschaftsdatensatz, es gibt hier also nichts anzuzeigen — siehe „Warum der Inhaber nicht in der Liste steht“ weiter unten.
Eine Zeile lesen
Jemand, der beigetreten ist
Ein Mitglied, das angenommen hat, zeigt seinen echten Namen, seine Adresse, einen grünen Statuspunkt und das Kennzeichen „active“. Die beiden Steuerelemente rechts sind das Einzige, was Sie damit tun können: die Rolle wechseln oder den Zugriff entziehen. Diese Person ist Admin, kann also die geteilten Einstellungen verwalten und außerdem Kunden beantworten.
Jemand, der noch nicht beigetreten ist
Eine offene Einladung sieht in drei Punkten anders aus: Es gibt keinen Namen, weil noch niemand angenommen hat; der Punkt ist gelb und pulsiert; und das Kennzeichen lautet „invited“. Bis daraus „active“ wird, steht kein Konto dahinter, dieser Person kann also kein Gespräch zugewiesen werden — sie erscheint nicht in der Zuständigkeitsliste innerhalb eines Chats.
Hinweis: Die Zeile wird erzeugt, ob die E-Mail zugestellt wurde oder nicht. Eine Einladung, die hier tagelang liegt, bedeutet meist, dass die Nachricht verloren ging, und nicht, dass die Person Sie ignoriert — erneut senden, indem Sie sie mit „Revoke“ entziehen und neu einladen.
Ändern, was jemand darf
Das Auswahlfeld bietet genau zwei Rollen, weil sich der Inhaber von hier aus nicht übergeben lässt. Einen Agenten zum Admin zu befördern gibt ihm die geteilten Einstellungen — Labels, Geschäftszeiten, SLA-Richtlinien und diese Seite. Das Zurückstufen ist dasselbe Steuerelement in umgekehrter Richtung und wirkt schon bei der nächsten Anfrage und nicht erst bei der nächsten Anmeldung.
Zugriff entziehen
„Revoke“ beendet den Zugriff sofort. Es gibt keine Sicherheitsabfrage, es lohnt sich also, vor dem Drücken sicher zu sein. Was es nicht tut, ist etwas zu löschen: gesendete Antworten bleiben in den Gesprächen, geschriebene Notizen bleiben daran, und alles, was der Person zugewiesen war, bleibt zugewiesen. Nur der Zugriff geht.
Referenz
Was diese Seite darunter ändert — für alle, die genau wissen müssen, was ein Steuerelement tut.
Was jede Rolle tatsächlich darf
Drei Rollen, und die Grenze zwischen den letzten beiden ist die, auf die es täglich ankommt: Ein Agent bearbeitet Gespräche, ein Admin ändert außerdem die Einstellungen, nach denen sich alle Gespräche richten.
| Aktion | Owner | Admin | Agent |
|---|---|---|---|
| Jedes Gespräch lesen und beantworten | Ja | Ja | Ja |
| Status setzen, zuweisen, Labels, Notizen | Ja | Ja | Ja |
| Die Teamliste sehen | Ja | Ja | Ja |
| Einladen, Rollen ändern, entziehen | Ja | Ja | Nein |
| Die Label-Liste sehen | Ja | Ja | Ja — nur lesend |
| Ein Label anlegen, umbenennen oder löschen | Ja | Ja | Nein |
| Geschäftszeiten und SLA-Richtlinien | Ja | Ja | Nein — die Seiten werden abgewiesen |
| Der SLA-Bericht | Ja | Ja | Nein — die Seite wird abgewiesen |
| Bot-Einstellungen, Abrechnung, die Nummer selbst | Ja | Nein | Nein |
Rollen werden für jede Aktion auf dem Server geprüft und nicht bloß dazu benutzt, Schaltflächen zu verstecken. Ein Agent, der die Anfrage von Hand nachbaut, wird an derselben Stelle abgewiesen, an der die Schaltfläche gestanden hätte. Die Einstellungen, auf die die letzten drei Zeilen zeigen, sind unter Labels, Zeiten und SLAs beschrieben.
Warum der Inhaber nicht in der Liste steht
Die Liste zeigt eingeladene und aktive Mitglieder. Sie zeigt nicht Sie, den Kontoinhaber, und es gibt auf dieser Seite überhaupt keine Zeile, die Sie darstellt — ein Inhaber wird nicht als Mitglied gespeichert.
Die praktischen Folgen sind gering, aber wissenswert. Sie können Ihre eigene Rolle nicht ändern und sich hier nicht selbst den Zugriff entziehen, was richtig so ist. Ihnen können weiterhin Gespräche zugewiesen werden, und Sie erscheinen im Zuständigkeits-Auswahlfeld innerhalb eines Gesprächs, obwohl Sie auf dieser Seite fehlen — die beiden Listen widersprechen sich also berechtigterweise.
Die Einladung, genau
Jemanden einzuladen schreibt zuerst die Zeile und sendet danach die E-Mail. Scheitert der Mailversand, existiert die Zeile trotzdem, weshalb eine nie angekommene Einladung auf der Liste gelb erscheint, statt zu verschwinden — und weshalb dieselbe Adresse erneut einzuladen als Dublette abgewiesen wird.
| Situation | Was passiert |
|---|---|
| Die Adresse gehört bereits einem Benutzer | Die Einladung wird sofort mit diesem Konto verknüpft; die Annahme erfolgt durch Anmelden. |
| Die Adresse ist dieser Anwendung neu | Die Beitrittsseite lässt Name und Passwort setzen und fügt die Person in einem Schritt hinzu. |
| Die Person ist bereits eingeladen oder Mitglied | Als Dublette abgewiesen. Erst entziehen, wenn Sie neu beginnen wollen. |
| Sie laden Ihre eigene Adresse ein | Abgewiesen. Sie sind bereits der Inhaber. |
| Die Einladung ist alt | Als abgelaufen abgewiesen. Senden Sie eine neue. |
| Die Anmeldung erfolgt mit einer anderen Adresse | Abgewiesen — die eingeladene Adresse muss übereinstimmen. |
Der Beitrittslink ist bewusst ohne vorherige Anmeldung erreichbar, weil jemand, der diese Anwendung nie genutzt hat, kein Konto zum Anmelden hat. Er ist trotzdem sicher: Der Link ist eine nicht erratbare Kennung, er läuft ab, und ihn anzunehmen erfordert den Nachweis der Kontrolle über die eingeladene E-Mail-Adresse.
Hinweis: Einem eingeladenen Mitglied kann kein Gespräch zugewiesen werden, bevor es angenommen hat, weil es bis dahin kein Konto gibt, dem man etwas zuweisen könnte. Die Zeile existiert; die Person dahinter noch nicht.
Entziehen
Der Entzug beendet den Zugriff sofort und nimmt die Person von der Liste. Er löscht nichts von dem, was sie getan hat: Ihre Antworten bleiben in den Gesprächen, ihre internen Notizen bleiben daran, und ihr zugewiesene Gespräche bleiben ihr zugewiesen.
Eine entzogene Mitgliedschaft wird aufbewahrt statt gelöscht, damit der Nachweis erhalten bleibt, wer wann Zugriff hatte. Dieselbe Adresse erneut einzuladen erzeugt eine neue Mitgliedschaft, statt die alte wiederzubeleben.
Hinweis: Bei „Revoke“ gibt es keinen Bestätigungsschritt. Es wirkt beim Drücken, und der einzige Weg zurück ist eine neue Einladung, die die Person erneut annehmen muss.