Google Sheets

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Conecte uma conta do Google e as suas planilhas passam a trabalhar com o WizMessage. Os leads do bot chegam como novas linhas, uma planilha pode fornecer uma lista de público, um fluxo de chatbot pode adicionar, buscar ou atualizar linhas enquanto conversa com um cliente, e os seus dados podem ser exportados para uma nova planilha com um clique. Esta página cobre a conexão, cada um desses quatro usos e o que fazer se uma planilha parar de atualizar.

O que faz e onde encontrar

Quatro usos

Cada planilha que você conecta é configurada para uma finalidade. As exportações são a exceção: cada uma cria um novo arquivo e não precisa de configuração.

Quais deles você pode usar depende do seu plano:

Onde encontrar

Na web, abra Google Sheets em Campanhas ou Automação na barra lateral, ou use o botão Google Sheets nos atalhos de Meu Painel. Todos levam à mesma página, com o título Integrations.

No app, vá em Configurações e depois em Google Sheets. O que muda por lá está explicado perto do fim desta página.

Só o dono da conta pode ver ou alterar qualquer parte disso. Os membros da equipe não veem essa área e não podem conectar uma conta do Google à sua conta do WizMessage.

Conectando o Google

O que você precisa

• Uma conta do Google que seja dona da planilha ou que tenha acesso de edição a ela. Acesso somente de visualização é recusado, porque a maioria dos usos precisa gravar.
• Um arquivo real do Google Sheets. Um arquivo do Excel guardado no Drive não pode ser usado até você salvá-lo como Google Sheets (no Sheets: File, depois Save as Google Sheets).

O que o WizMessage consegue acessar

Pedimos ao Google uma única permissão, chamada drive.file. Ela cobre os arquivos que você escolhe e os arquivos que o WizMessage cria para você, e nada mais no seu Drive.

A política de privacidade explica o que guardamos, por quanto tempo e quem recebe.

Escolhendo uma planilha que você já tem

1. Pressione Choose a sheet.
2. Escolha a sua conta do Google e permita o acesso. O Google vai dizer que o WizMessage quer ver, editar, criar e excluir somente os arquivos específicos que você usa com ele.
3. O seletor de arquivos do Google é aberto. Selecione a sua planilha e pressione o botão de inserir.
4. Você volta ao WizMessage, na página de configuração daquele arquivo.

Começando com uma planilha nova

Se você ainda não tem uma planilha, pressione Create a new sheet ao lado da sua conta. O WizMessage cria um arquivo vazio no Drive dessa conta, com o nome WizMessage e a data de hoje, e abre a página de configuração dele. Renomeie o arquivo quando quiser: nada depende do nome.

Se você ainda não conectou uma conta, pressione Connect Google account primeiro. Isso faz o login sem abrir o seletor de arquivos.

Configurando: nada acontece até você salvar

Escolher ou criar um arquivo não faz nada por si só. A página de configuração mostra a conta do Google e o arquivo para você conferir, e depois pergunta qual aba usar e o que a planilha deve fazer.

What should this sheet do? oferece três respostas, cada uma explicada abaixo: Receive bot leads as new rows, Supply an audience list e Be used by flow steps.

Se você sair da página, a planilha continua listada em Sheets com um botão Set up. Para usar o mesmo arquivo para uma segunda finalidade, escolha-o de novo: isso cria uma segunda entrada para configurar.

Enviando leads do bot para uma planilha

Ativando

Na página de configuração, escolha a aba, escolha Receive bot leads as new rows e pressione Send bot leads here. A partir daí, cada lead captado pelos seus bots é adicionado como uma linha. Ele também continua em Leads do bot como sempre, então a planilha é uma cópia extra e nunca a única.

O que cada linha contém

A linha 1 da aba é o cabeçalho, e o WizMessage encontra cada coluna pelo nome desse cabeçalho. Portanto:

• Mover colunas de lugar não tem problema.
• Qualquer coluna que faltar é adicionada para você, inclusive a de uma nova pergunta que você acrescentar a um fluxo depois.
• Renomear uma coluna cria uma nova com o nome original. Nada se perde, mas as linhas seguintes vão para a nova coluna.
• Tudo é gravado como texto simples, então um cliente que digite uma fórmula não consegue fazer a sua planilha executá-la.

As linhas são gravadas em pequenos lotes, então um novo lead costuma aparecer em até um minuto.

Trocando a planilha

A sua conta envia leads para uma planilha por vez. Configurar outra substitui a atual, e as linhas que ainda estiverem esperando vão para a nova planilha. As linhas já gravadas ficam no arquivo antigo.

Montando uma lista de público a partir de uma planilha

Configurando

Na página de configuração, escolha a aba e escolha Supply an audience list. O WizMessage lê as primeiras linhas e sugere qual coluna é qual. Confira as sugestões:

A pré-visualização mostra as primeiras linhas com o número exato que cada uma usaria. Not a valid number na maioria das linhas costuma indicar que a configuração do código do país está errada. As linhas ocultas e filtradas da planilha são incluídas.

Se a aba estiver vazia, a página avisa. Adicione no Google Sheets uma linha de cabeçalho com uma coluna de telefone e os seus números, depois pressione Check again.

Uma lista nova ou uma existente

Esta escolha decide se alguém poderá ser removido da lista por uma sincronização.

Pressione Connect sheet to list para concluir.

Sincronizando

Nada entra até você pressionar Sync now, e uma planilha nunca é lida de forma agendada. Pressione de novo sempre que a planilha mudar.

A linha da planilha então mostra o resultado, por exemplo quantas pessoas há na planilha, quantas foram adicionadas e quantas foram removidas. Ela também lista as linhas ignoradas por causa de um número inválido, pelo número da linha, para você corrigi-las. Se nada mudou desde a última vez, aparece Already up to date.

O que uma sincronização muda e o que ela deixa em paz

• Ela atualiza apenas as colunas que você mapeou. Todo o resto de um contato fica intacto.
• Uma célula em branco mantém o que já está guardado, então uma planilha não consegue apagar os dados de um contato.
• Quem optou por sair continua fora, mesmo que esteja na planilha.
• Um contato nunca é excluído. Uma lista espelhada só remove pessoas da lista.
• Um contato que você exclui manualmente volta na próxima sincronização se ainda estiver na planilha.
• Uma campanha que já está em andamento não é afetada. Uma campanha agendada usa quem estiver na lista quando ela rodar.

Quando uma sincronização pergunta ou para

Uma aba errada se parece exatamente com uma grande mudança, então uma mudança grande espera por você. A sincronização pergunta antes quando removeria mais da metade de uma lista e pelo menos 3 pessoas, ou adicionaria mais de 100 pessoas e mais que o dobro do tamanho da lista, em uma lista que já foi sincronizada antes. A pergunta mostra os dois números e você decide se segue em frente. Se a planilha mudar de novo antes de você responder, ela pergunta outra vez.

Usando uma planilha em um fluxo de chatbot

Preparando

Primeiro configure a planilha: escolha a aba, escolha Be used by flow steps e pressione Use in flows. Depois, no construtor de fluxos, adicione uma etapa Google Sheets, escolha a planilha e escolha uma ação.

A etapa não envia nada ao cliente. Ela faz o seu trabalho e o fluxo segue direto para a próxima etapa.

As três ações

Add a row grava uma nova linha. Em Columns to write, dê a cada uma um Column name e um valor. Um valor pode ser um texto fixo ou uma variável, como {phone} para o número do cliente. Uma coluna que a planilha ainda não tem é adicionada.

Find a row procura uma linha e entrega os valores dela às etapas seguintes. Preencha:

• Column to match e Value to match, como uma coluna Phone e {phone}.
• Name for the results: letras minúsculas, números e sublinhados, como sheet.
• Columns to read: as colunas que você quer usar.

As etapas seguintes passam a ter estas variáveis, aqui com sheet como nome e uma coluna chamada City:

O nome de uma coluna vira parte da variável em minúsculas, com espaços e símbolos trocados por sublinhados. Use letras latinas nas colunas que um fluxo lê: um nome escrito apenas em outro alfabeto não gera uma variável previsível.

Update a row altera uma linha que já existe. Escolha o que comparar como em Find a row e depois as Columns to write. Um valor em branco deixa aquela célula como está. If no row matches decide o que acontece caso nenhuma corresponda: Do nothing ou Add a new row.

Como a correspondência funciona

• O valor inteiro precisa coincidir, sem diferenciar maiúsculas de minúsculas e ignorando espaços nas pontas. Assim, "John" não corresponde a "Johnny".
• Os números de telefone são comparados pelos dígitos, então +91 98765 43210 corresponde a 919876543210.
• Se várias linhas corresponderem, a primeira é usada.
• {phone} é o número do cliente com o código do país. Uma planilha que guarda números sem código do país não vai corresponder a ele.

Comparar com algo que o cliente digita permite que ele leia qualquer linha cujo valor consiga adivinhar. {phone} é a escolha segura, porque um cliente não consegue escolher o próprio número.

Bom saber

• Find a row pode ficar um ou dois minutos atrás da planilha, porque os resultados recentes são guardados na memória para manter as respostas rápidas.
• Uma linha gravada por um fluxo normalmente aparece em até um minuto. Ela é enviada do mesmo jeito que um lead do bot, então espera em segurança se o Google tiver um problema.
• Se uma planilha não puder ser acessada, o fluxo continua e o cliente não nota nada de estranho. {sheet_error} permite tratar esse caso, se você quiser.
• Test Flow lê a sua planilha real, mas nunca grava nela. Para testar Add a row ou Update a row, envie uma mensagem real de WhatsApp para o seu número.

Exportando para uma nova planilha

Pressione Export to Google Sheets em uma destas páginas. Cada exportação cria um novo arquivo no seu Drive e não precisa de configuração.

O botão mostra o progresso e depois vira Open sheet. Cada exportação pode ter tantas linhas quanto o download de arquivo correspondente. Se uma exportação falhar no meio, apagamos o arquivo parcial, então você pode simplesmente tentar de novo.

Se você ainda não conectou uma conta do Google, o botão se oferece para fazer isso primeiro e traz você de volta. Pressione-o de novo quando voltar.

Mantendo tudo funcionando

O que a página mostra

Uma planilha também pode mostrar Rows waiting to be added. Algumas linhas esperando são normais. Um número que não para de crescer significa que a planilha tem um problema.

Quando uma planilha para de atualizar

Você recebe uma notificação, um push no celular e um aviso na página, e um lembrete toda semana até o problema ser resolvido. Seus leads estão seguros: eles continuam em Leads do bot, e as linhas deles esperam por até 30 dias e são adicionadas assim que o problema for resolvido.

Se o próprio Google ficar fora do ar por muitas horas, uma linha que ainda não consegue ser gravada é descartada da fila da planilha. O lead em si continua em Leads do bot.

Reconectando

Se uma conta mostrar Needs reconnecting, pressione Reconnect e entre com essa mesma conta. Você não precisa escolher as suas planilhas de novo, e as linhas que estavam esperando são então enviadas. Se você entrar com outra conta, a página diz qual conta guarda essas planilhas.

Removendo uma planilha ou desconectando

Remove tira uma planilha do WizMessage. O arquivo continua no seu Google Drive, sem alterações.

Disconnect desliga uma conta inteira do Google. As planilhas dela param de atualizar, as linhas que ainda estavam esperando são descartadas e apagamos o acesso que tínhamos. Os novos leads continuam em Leads do bot, mas deixam de ir para uma planilha. Se você conectar a mesma conta de novo mais tarde, as planilhas dela voltam a funcionar.

Você também pode remover o WizMessage da sua conta do Google a qualquer momento, na página de conexões de terceiros do Google. Os contatos e as listas de sincronizações anteriores continuam no WizMessage até você excluí-los, e as linhas já gravadas continuam nas suas planilhas.

No celular

Tudo o que foi descrito acima também funciona no app do WizMessage, com a versão mais recente instalada. Abra Configurações e depois Google Sheets.

• Entrar abre o seu navegador, porque o Google não permite isso dentro de um app. Depois de escolher uma planilha, você volta ao app e a configuração dela é aberta. Se o app não voltar sozinho, abra-o e a nova planilha estará esperando em Conclua a configuração.
• Ainda não tenho uma planilha na primeira tela faz o login sem o seletor de arquivos. Criar uma nova planilha aparece em seguida.
• Listas de público: em uma lista, Adicionar pessoas oferece o Google Sheets como origem. Toque em uma planilha em Suas planilhas para sincronizá-la ou mudar a configuração dela.
• Exportações: o botão de exportar pergunta para onde enviar os dados. Escolha Nova planilha do Google e o app avisa quando estiver pronta.
• Etapas de fluxo: o construtor de fluxos no aparelho tem a mesma etapa Google Sheets, e um fluxo criado no celular também abre na web.

Uma versão mais antiga do app mostra a etapa do Google Sheets de um fluxo como uma caixa simples. Ela mantém as configurações da etapa quando você salva o fluxo, e a etapa continua rodando.

Referência

Limites

Bom saber

• A linha 1 da aba é o cabeçalho para leads do bot e etapas de fluxo. As listas de público encontram a linha de cabeçalho sozinhas, então um título acima dela não atrapalha.
• As datas nas linhas de leads do bot estão no horário do servidor, o mesmo do download de arquivo de Leads do bot.
• Renomear uma aba ou um arquivo não quebra nada, porque o WizMessage os identifica pelo ID e não pelo nome.