Google Sheets

Collega un account Google e i tuoi fogli di calcolo potranno lavorare con WizMessage. I lead del bot arrivano come nuove righe, un foglio può fornire una lista di pubblico, un flusso del chatbot può aggiungere, trovare o aggiornare righe mentre parla con un cliente e i tuoi dati si possono esportare in un nuovo foglio con un clic. Questa pagina spiega come collegare, ciascuno di questi quattro usi e che cosa fare se un foglio smette di aggiornarsi.

Che cosa fa e dove si trova

Quattro usi

Ogni foglio che colleghi è configurato per uno scopo. Le esportazioni sono l’eccezione: ognuna crea un nuovo file e non richiede alcuna configurazione.

Le righe confluiscono nel foglio per lead ed esportazioni, ne escono per le liste di pubblico e vanno in entrambe le direzioni per i passaggi del flusso.

Quali puoi usare dipende dal tuo piano:

Uso	Piani che lo includono
Lead del bot	Wiz Bot, Wiz Pro
Passaggi del flusso	Wiz Bot, Wiz Pro
Liste di pubblico	Wiz Campaign, Wiz Pro
Esportazioni di contatti, membri di una lista e destinatari di una campagna	Wiz Campaign, Wiz Pro
Esportazioni dei lead del bot	Wiz Bot, Wiz Pro

Dove si trova

Sul web, apri Google Sheets sotto Campagne o Automazione nella barra laterale, oppure usa il pulsante Google Sheets nei collegamenti rapidi di La mia dashboard. Portano tutti alla stessa pagina, intitolata Integrations.

Nell’app, vai su Settings e poi su Google Sheets. Ciò che cambia lì è spiegato verso la fine di questa pagina.

Solo il proprietario dell’account può vedere o modificare tutto questo. I membri del team non lo vedono e non possono collegare un account Google al tuo account WizMessage.

Collegare Google

Che cosa ti serve

Un account Google che contiene il foglio o che ha accesso in modifica. L’accesso in sola lettura viene rifiutato, perché la maggior parte degli usi richiede di scrivere.
Un vero file Google Sheets. Un file Excel salvato su Drive non si può usare finché non lo salvi come Google Sheets (in Sheets: File, poi Save as Google Sheets).

Che cosa può raggiungere WizMessage

Chiediamo a Google un solo permesso, chiamato drive.file. Copre i file che scegli tu e quelli che WizMessage crea per te, e nient’altro nel tuo Drive.

L’accesso è per singolo file. È la scelta di un foglio a concederlo.

L’informativa sulla privacy spiega che cosa conserviamo, per quanto tempo e chi lo riceve.

Scegliere un foglio che hai già

Premi Choose a sheet.
Scegli il tuo account Google e consenti l’accesso. Google dirà che WizMessage vuole vedere, modificare, creare ed eliminare solo i file specifici che usi con esso.
Si apre il selettore di file di Google. Seleziona il tuo foglio di calcolo e premi il pulsante di inserimento.
Torni in WizMessage, sulla pagina di configurazione di quel file.

Partire da un foglio nuovo

Se non hai ancora un foglio, premi Create a new sheet accanto al tuo account. WizMessage crea un file vuoto nel Drive di quell’account, chiamato WizMessage seguito dalla data di oggi, e apre la sua pagina di configurazione. Rinomina il file quando vuoi: nulla dipende dal nome.

Se non hai ancora collegato un account, premi prima Connect Google account. Questo ti fa accedere senza aprire il selettore di file.

La configurazione: non succede nulla finché non salvi

Scegliere o creare un file non fa nulla da solo. La pagina di configurazione mostra l’account Google e il file così puoi controllarli, poi chiede quale scheda usare e che cosa deve fare il foglio.

Fino all’ultimo passaggio il foglio mostra Setup needed e non viene letto né scritto nulla.

What should this sheet do? offre tre risposte, ciascuna spiegata più sotto: Receive bot leads as new rows, Supply an audience list e Be used by flow steps.

Se lasci la pagina, il foglio resta in elenco sotto Sheets con un pulsante Set up. Per usare lo stesso file per un secondo scopo, sceglilo di nuovo: otterrai una seconda voce da configurare.

Inviare i lead del bot a un foglio

Attivarlo

Nella pagina di configurazione, scegli la scheda, scegli Receive bot leads as new rows e premi Send bot leads here. Da quel momento, ogni lead raccolto dai tuoi bot viene aggiunto come riga. Resta anche in Lead del bot come sempre, quindi il foglio è una copia in più e mai l’unica.

Che cosa contiene ogni riga

Colonna	Che cosa contiene
Date	Quando il lead è stato raccolto, nell’ora del server
Name	Il nome del cliente
Phone	Il numero del cliente
Flow	Il flusso che ha raccolto il lead
Outcome	L’esito impostato nel flusso
Una colonna per risposta	Ogni risposta, sotto l’etichetta della sua domanda

La riga 1 della scheda è l’intestazione, e WizMessage trova ogni colonna dal nome di quell’intestazione. Quindi:

Spostare le colonne va bene.
Ogni colonna mancante viene aggiunta per te, compresa una nuova domanda che aggiungi a un flusso più tardi.
Rinominare una colonna ne avvia una nuova con il nome originale. Non si perde nulla, ma le righe successive vanno nella nuova colonna.
Tutto viene scritto come testo semplice, quindi un cliente che digita una formula non può farla eseguire al tuo foglio.

Le righe vengono scritte a piccoli gruppi, quindi un nuovo lead di solito compare entro un minuto.

Cambiare foglio

Il tuo account invia i lead a un foglio alla volta. Configurarne un altro lo sostituisce e le righe ancora in attesa vanno al nuovo foglio. Le righe già scritte restano nel vecchio file.

Creare una lista di pubblico da un foglio

Configurarla

Nella pagina di configurazione, scegli la scheda e scegli Supply an audience list. WizMessage legge le prime righe e suggerisce quale colonna è quale. Controlla i suoi suggerimenti:

Campo	Che cosa scegliere
Colonna del numero di telefono	Obbligatoria. La colonna che contiene i numeri
Nome, Email	Facoltativi. Scegli Not used per escluderli
Campo personalizzato da 1 a 7	Facoltativi. Dettagli extra da usare come variabili dei template
I numeri includono il prefisso internazionale?	Yes, oppure No e il paese a cui appartengono, per esempio IN

L’anteprima mostra le prime righe con il numero esatto che ciascuna userebbe. Not a valid number sulla maggior parte delle righe di solito significa che l’impostazione del prefisso internazionale è sbagliata. Le righe nascoste e filtrate del foglio sono incluse.

Se la scheda è vuota, la pagina lo dice. Aggiungi in Google Sheets una riga di intestazione con una colonna del telefono e i tuoi numeri, poi premi Check again.

Una lista nuova o una esistente

Questa scelta decide se le persone possano mai essere rimosse dalla lista da una sincronizzazione.

In entrambi i casi una sincronizzazione cambia chi è nella lista. Non elimina mai un contatto.

Premi Connect sheet to list per finire.

Sincronizzare

Non entra nulla finché non premi Sync now, e un foglio non viene mai letto a intervalli programmati. Premilo di nuovo ogni volta che il foglio è cambiato.

La riga del foglio mostra poi il risultato, per esempio quante persone ci sono nel foglio, quante sono state aggiunte e quante rimosse. Elenca anche le righe saltate per un numero non valido, per numero di riga, così puoi correggerle. Se nulla è cambiato dall’ultima volta, dice Already up to date.

Che cosa cambia una sincronizzazione e che cosa lascia stare

Aggiorna solo le colonne che hai associato. Tutto il resto di un contatto resta intatto.
Una cella vuota conserva ciò che è già memorizzato, quindi un foglio non può cancellare i dati di un contatto.
Chi ha annullato l’iscrizione resta disiscritto, anche se è nel foglio.
Un contatto non viene mai eliminato. Una lista rispecchiata rimuove le persone solo dalla lista.
Un contatto che elimini a mano torna alla sincronizzazione successiva se è ancora nel foglio.
Una campagna già in corso non è toccata. Una campagna programmata usa chiunque sia nella lista quando parte.

Quando una sincronizzazione chiede o si ferma

Una scheda sbagliata sembra proprio una grande modifica, quindi una modifica grande aspetta te. Chiede prima quando una sincronizzazione rimuoverebbe più della metà di una lista e almeno 3 persone, oppure aggiungerebbe più di 100 persone e più del doppio della dimensione della lista, su una lista già sincronizzata in passato. La domanda mostra entrambi i numeri e decidi tu se procedere. Se il foglio cambia di nuovo prima che tu risponda, chiede ancora.

Nulla cambia finché ogni controllo non è superato, quindi una sincronizzazione fermata lascia la lista com’era.

Messaggio	Che cosa significa	Che cosa fare
The phone column is gone	L’intestazione è stata rinominata o rimossa	Rinominala come prima, oppure premi Change setup
No valid phone numbers	Nessuna riga aveva un numero utilizzabile	Controlla la colonna e l’impostazione del prefisso internazionale
The sheet has over 50,000 rows	Troppe righe di dati da sincronizzare	Dividi il foglio in schede più piccole
The tab has over 100,000 rows	La scheda stessa è troppo grande, anche se in gran parte vuota	Elimina le righe vuote, oppure usa una scheda più piccola
Over your contact limit	I nuovi contatti non rientrerebbero nel tuo piano	Rimuovi contatti oppure passa a un piano superiore
The audience list was deleted	La sua lista non esiste più	Premi Change setup e scegli una lista

Usare un foglio in un flusso del chatbot

Prepararsi

Prima configura il foglio: scegli la scheda, scegli Be used by flow steps e premi Use in flows. Poi, nel costruttore dei flussi, aggiungi un passaggio Google Sheets, scegli il foglio e scegli un’azione.

Il passaggio non invia nulla al cliente. Fa il suo lavoro e il flusso passa subito al passaggio successivo.

Per agire sul risultato, fai seguire al passaggio una Condition che controlla se è stata trovata una riga.

Le tre azioni

Add a row scrive una nuova riga. Sotto Columns to write, dai a ciascuna un Column name e un valore. Un valore può essere testo fisso o una variabile, come {phone} per il numero del cliente. Una colonna che il foglio non ha ancora viene aggiunta.

Find a row cerca una riga e passa i suoi valori ai passaggi successivi. Compila:

Column to match e Value to match, per esempio una colonna Phone e {phone}.
Name for the results: lettere minuscole, numeri e trattini bassi, come sheet.
Columns to read: le colonne che vuoi usare.

I passaggi successivi hanno quindi a disposizione queste variabili, qui con sheet come nome e una colonna chiamata City:

Variabile	Che cosa contiene
`{sheet_found}`	`true` se una riga corrisponde, `false` altrimenti. Usala in una Condition
`{sheet_city}`	Il valore City di quella riga, oppure vuoto
`{sheet_error}`	Perché non è stato possibile leggere il foglio, oppure vuoto se tutto è andato bene

Il nome di una colonna diventa parte della variabile in minuscolo, con spazi e simboli trasformati in trattini bassi. Usa lettere latine per le colonne che un flusso legge: un nome scritto solo in un’altra scrittura non produce una variabile prevedibile.

Update a row modifica una riga che esiste già. Scegli che cosa far corrispondere come con Find a row, poi le Columns to write. Un valore vuoto lascia quella cella com’è. If no row matches decide che cosa succede altrimenti: Do nothing, oppure Add a new row.

Come funziona la corrispondenza

L’intero valore deve corrispondere, ignorando maiuscole e minuscole e gli spazi a inizio e fine. Quindi "John" non corrisponde a "Johnny".
I numeri di telefono si confrontano sulle cifre, quindi +91 98765 43210 corrisponde a 919876543210.
Se corrispondono più righe, si usa la prima.
{phone} è il numero del cliente con il suo prefisso internazionale. Un foglio che memorizza i numeri senza prefisso non corrisponderà.

Cercare per qualcosa che un cliente digita gli permette di leggere qualsiasi riga il cui valore riesca a indovinare. {phone} è la scelta sicura, perché un cliente non può scegliere il proprio numero.

Da sapere

Find a row può essere in ritardo di un minuto o due rispetto al foglio, perché i risultati recenti vengono ricordati per mantenere veloci le risposte.
Una riga scritta da un flusso di norma compare entro un minuto. Viene inviata allo stesso modo di un lead del bot, quindi attende in sicurezza se Google ha un problema.
Se un foglio non è raggiungibile, il flusso prosegue e il cliente non nota nulla di strano. {sheet_error} ti permette di gestire quel caso, se vuoi.
Test Flow legge il tuo foglio reale ma non vi scrive mai. Per provare Add a row o Update a row, invia un vero messaggio WhatsApp al tuo numero.

Esportare in un nuovo foglio

Premi Export to Google Sheets in una di queste pagine. Ogni esportazione crea un nuovo file nel tuo Drive e non richiede configurazione.

Pagina	Che cosa viene esportato	Nome
Contatti	I contatti, secondo i filtri che hai applicato	Contatti e la data
Lead del bot	I tuoi lead del bot	Lead del bot e la data
Liste di pubblico	I membri di una lista. Seleziona esattamente una lista per vedere il pulsante	Il nome della lista, membri e la data
La pagina di una campagna	I destinatari di quella campagna	Destinatari della campagna e la data

Il pulsante mostra l’avanzamento e poi diventa Open sheet. Ogni esportazione può contenere tante righe quante il corrispondente download del file. Se un’esportazione fallisce a metà, eliminiamo il file parziale, così puoi semplicemente riprovare.

Se non hai ancora collegato un account Google, il pulsante ti offre di farlo prima e ti riporta indietro. Premilo di nuovo quando sei tornato.

Farlo funzionare nel tempo

Che cosa mostra la pagina

Stato	Significato
Connected	Funziona normalmente
Setup needed	Scelto o creato, ma non in uso finché non finisci la configurazione
Problem	Qualcosa lo ha fermato e la riga dice che cosa
Needs reconnecting	Su un account: Google non accetta più il nostro accesso

Un foglio può mostrare anche Rows waiting to be added. Qualche riga in attesa è normale. Un numero che continua a crescere significa che il foglio ha un problema.

Quando un foglio smette di aggiornarsi

Ricevi una notifica, un push sul telefono e un banner nella pagina, più un promemoria ogni settimana finché non è risolto. I tuoi lead sono al sicuro: restano in Lead del bot e le loro righe aspettano fino a 30 giorni e vengono aggiunte appena il problema è risolto.

Un problema temporaneo di Google si risolve da solo. Tutto il resto aspetta te.

Se Google stesso resta fuori uso per molte ore, una riga che ancora non si riesce a scrivere viene eliminata dalla coda del foglio. Il lead in sé resta in Lead del bot.

Il foglio dice	Che cosa fare
We lost access, or the file was deleted	Ripristina il file se è stato eliminato, sceglilo di nuovo con Choose a sheet, poi premi Try again
The Google Drive is full	Libera spazio in Google Drive, poi premi Try again
The sheet has reached Google's size limit	Rimuovi le righe vecchie o usa un nuovo foglio, poi premi Try again
Google refused the last update	Premi Try again. Se si ripresenta, contatta l’assistenza
The tab was deleted	Premi Choose another tab
Its Google account is disconnected	Collega di nuovo quell’account

Ricollegare

Se un account mostra Needs reconnecting, premi Reconnect e accedi con lo stesso account. Non devi scegliere di nuovo i tuoi fogli e le righe in attesa vengono poi inviate. Se accedi con un account diverso, la pagina ti dice quale account contiene quei fogli.

Rimuovere un foglio o scollegare

Remove toglie un foglio da WizMessage. Il file resta nel tuo Google Drive, invariato.

Disconnect disattiva un intero account Google. I suoi fogli smettono di aggiornarsi, le righe ancora in attesa vengono eliminate ed eliminiamo l’accesso che detenevamo. I nuovi lead restano in Lead del bot ma non vanno più a un foglio. Se ricolleghi lo stesso account più tardi, i suoi fogli riprendono a funzionare.

Puoi anche rimuovere WizMessage dal tuo account Google in qualsiasi momento, nella pagina delle connessioni di terze parti di Google. I contatti e le liste delle sincronizzazioni precedenti restano in WizMessage finché non li elimini e le righe già scritte restano nei tuoi fogli.

Sul telefono

Tutto quanto sopra funziona anche dall’app WizMessage, con l’ultima versione installata. Apri Settings, poi Google Sheets.

L’accesso apre il browser, perché Google non lo permette dentro un’app. Dopo aver scelto un foglio, torni nell’app e se ne apre la configurazione. Se l’app non torna da sola, aprila e il nuovo foglio ti aspetta sotto Finish setting up.
I don't have a sheet yet nella prima schermata ti fa accedere senza il selettore di file. Compare poi Create a new sheet.
Liste di pubblico: su una lista, Add people offre Google Sheets come origine. Tocca un foglio sotto Your sheets per sincronizzarlo o cambiarne la configurazione.
Esportazioni: il pulsante di esportazione chiede dove inviare i dati. Scegli New Google Sheet e l’app ti avvisa quando è pronto.
Passaggi del flusso: il costruttore dei flussi sul dispositivo ha lo stesso passaggio Google Sheets, e un flusso che crei sul telefono si apre anche sul web.

Una versione più vecchia dell’app mostra il passaggio Google Sheets di un flusso come un semplice riquadro. Conserva le impostazioni del passaggio quando salvi il flusso e il passaggio funziona ancora.

Riferimento

Limiti

Elemento	Limite
Righe di dati in una sincronizzazione	50,000
Righe in una scheda sincronizzata, comprese quelle vuote	100,000
Campi personalizzati associati da un foglio	7
Colonne che un passaggio del flusso può scrivere	50
Colonne che un passaggio del flusso può leggere	20
Caratteri conservati da ogni valore letto da un flusso	1,000
Righe in attesa per un foglio	50,000
Per quanto tempo le righe in attesa vengono conservate	30 giorni

Da sapere

La riga 1 della scheda è l’intestazione per i lead del bot e i passaggi del flusso. Le liste di pubblico trovano da sole la riga di intestazione, quindi un titolo sopra va bene.
Le date nelle righe dei lead del bot sono nell’ora del server, come nel download del file dei Lead del bot.
Rinominare una scheda o un file non rompe nulla, perché WizMessage li identifica tramite il loro ID e non tramite il nome.