Google Sheets

Google Sheets

Hubungkan akun Google dan spreadsheet Anda bisa bekerja bersama WizMessage. Prospek bot masuk sebagai baris baru, sebuah sheet bisa menjadi sumber daftar audiens, alur chatbot bisa menambah, mencari, atau memperbarui baris saat berbicara dengan pelanggan, dan data Anda bisa diekspor ke sheet baru dalam satu klik. Halaman ini mencakup cara menghubungkan, keempat kegunaan tersebut, dan apa yang harus dilakukan jika sebuah sheet berhenti diperbarui.

Fungsinya dan di mana menemukannya

Empat kegunaan

Setiap sheet yang Anda hubungkan disiapkan untuk satu tujuan. Ekspor adalah pengecualian: setiap ekspor membuat file baru dan tidak memerlukan penyiapan.

Mana saja yang bisa Anda gunakan bergantung pada paket Anda:

Di mana menemukannya

Di web, buka Google Sheets di bawah Kampanye atau Otomatisasi pada bilah samping, atau gunakan tombol Google Sheets di tautan cepat pada Dasbor Saya. Semuanya mengarah ke halaman yang sama, berjudul Integrations.

Di aplikasi, buka Pengaturan lalu Google Sheets. Perbedaannya di sana dibahas menjelang akhir halaman ini.

Hanya pemilik akun yang bisa melihat atau mengubah semua ini. Anggota tim tidak melihatnya, dan mereka tidak bisa menghubungkan akun Google ke akun WizMessage Anda.

Menghubungkan Google

Yang Anda perlukan

• Akun Google yang menyimpan sheet tersebut, atau yang punya akses edit ke sheet itu. Akses hanya-lihat ditolak, karena sebagian besar kegunaan perlu menulis.
• File Google Sheets yang asli. File Excel yang tersimpan di Drive tidak bisa dipakai sampai Anda menyimpannya sebagai Google Sheets (di Sheets: File, lalu Save as Google Sheets).

Yang dapat dijangkau WizMessage

Kami meminta satu izin dari Google, bernama drive.file. Izin ini mencakup file yang Anda pilih dan file yang dibuat WizMessage untuk Anda, dan tidak ada yang lain di Drive Anda.

Kebijakan privasi menjelaskan apa yang kami simpan, berapa lama, dan siapa yang menerimanya.

Memilih sheet yang sudah Anda punya

1. Tekan Choose a sheet.
2. Pilih akun Google Anda dan izinkan akses. Google akan menyatakan bahwa WizMessage ingin melihat, mengedit, membuat, dan menghapus hanya file tertentu yang Anda gunakan dengannya.
3. Pemilih file Google terbuka. Pilih spreadsheet Anda lalu tekan tombol insert-nya.
4. Anda kembali ke WizMessage, di halaman penyiapan untuk file tersebut.

Mulai dengan sheet baru

Jika Anda belum punya sheet, tekan Create a new sheet di samping akun Anda. WizMessage membuat file kosong di Drive akun itu, dengan nama WizMessage dan tanggal hari ini, lalu membuka halaman penyiapannya. Ganti nama file kapan saja: tidak ada yang bergantung pada namanya.

Jika Anda belum menghubungkan akun, tekan Connect Google account terlebih dahulu. Tombol itu memasukkan Anda tanpa membuka pemilih file.

Penyiapan: tidak ada yang terjadi sampai Anda menyimpan

Memilih atau membuat file tidak melakukan apa pun dengan sendirinya. Halaman penyiapan menampilkan akun Google dan file tersebut agar Anda bisa memeriksanya, lalu menanyakan tab mana yang dipakai dan apa yang harus dilakukan sheet.

What should this sheet do? menawarkan tiga jawaban, masing-masing dibahas di bawah: Receive bot leads as new rows, Supply an audience list, dan Be used by flow steps.

Jika Anda meninggalkan halaman, sheet tetap tercantum di bawah Sheets dengan tombol Set up. Untuk memakai file yang sama untuk tujuan kedua, pilih lagi file itu: Anda akan mendapat entri kedua untuk disiapkan.

Mengirim prospek bot ke sheet

Mengaktifkannya

Di halaman penyiapan, pilih tab, pilih Receive bot leads as new rows, lalu tekan Send bot leads here. Sejak saat itu, setiap prospek yang ditangkap bot Anda ditambahkan sebagai baris. Prospek itu juga tetap ada di Prospek Bot seperti biasa, jadi sheet hanyalah salinan tambahan dan tidak pernah menjadi satu-satunya.

Isi setiap baris

Baris 1 pada tab adalah header, dan WizMessage menemukan setiap kolom berdasarkan nama header itu. Jadi:

• Memindahkan kolom tidak masalah.
• Kolom yang hilang ditambahkan untuk Anda, termasuk pertanyaan baru yang Anda tambahkan ke alur belakangan.
• Mengganti nama kolom akan memulai kolom baru dengan nama aslinya. Tidak ada yang hilang, tetapi baris berikutnya masuk ke kolom yang baru.
• Semuanya ditulis sebagai teks biasa, sehingga pelanggan yang mengetik rumus tidak bisa membuat sheet Anda menjalankannya.

Baris ditulis dalam kelompok kecil, jadi prospek baru biasanya muncul dalam waktu satu menit.

Mengganti sheet

Akun Anda mengirim prospek ke satu sheet pada satu waktu. Menyiapkan sheet lain akan menggantikannya, dan baris yang masih menunggu dikirim ke sheet yang baru. Baris yang sudah ditulis tetap berada di file lama.

Membuat daftar audiens dari sheet

Menyiapkannya

Di halaman penyiapan, pilih tab dan pilih Supply an audience list. WizMessage membaca beberapa baris pertama dan menyarankan kolom mana adalah apa. Periksa sarannya:

Pratinjau menampilkan beberapa baris pertama beserta nomor persis yang akan dipakai tiap baris. Not a valid number pada sebagian besar baris biasanya berarti pengaturan kode negara salah. Baris yang disembunyikan dan difilter di sheet ikut disertakan.

Jika tab kosong, halaman akan menyatakannya. Tambahkan baris header dengan kolom telepon dan nomor Anda di Google Sheets, lalu tekan Check again.

Daftar baru atau daftar yang sudah ada

Pilihan ini menentukan apakah orang bisa dikeluarkan dari daftar oleh sinkronisasi.

Tekan Connect sheet to list untuk menyelesaikan.

Sinkronisasi

Tidak ada yang masuk sampai Anda menekan Sync now, dan sheet tidak pernah dibaca menurut jadwal. Tekan lagi setiap kali sheet berubah.

Baris sheet kemudian menampilkan hasilnya, misalnya berapa orang di sheet, berapa yang ditambahkan, dan berapa yang dihapus. Baris itu juga mencantumkan baris yang dilewati karena nomor tidak valid, menurut nomor barisnya, agar Anda bisa memperbaikinya. Jika tidak ada yang berubah sejak terakhir kali, tertulis Already up to date.

Yang diubah sinkronisasi, dan yang dibiarkan

• Hanya kolom yang Anda petakan yang diperbarui. Hal lain pada kontak tidak disentuh.
• Sel kosong mempertahankan apa yang sudah tersimpan, sehingga sheet tidak bisa menghapus detail kontak.
• Orang yang berhenti berlangganan tetap berhenti berlangganan, meskipun ada di sheet.
• Kontak tidak pernah dihapus. Daftar cermin hanya mengeluarkan orang dari daftar.
• Kontak yang Anda hapus secara manual akan kembali pada sinkronisasi berikutnya jika masih ada di sheet.
• Kampanye yang sedang berjalan tidak terpengaruh. Kampanye terjadwal memakai siapa pun yang ada di daftar saat kampanye berjalan.

Saat sinkronisasi bertanya atau berhenti

Tab yang salah tampak persis seperti perubahan besar, sehingga perubahan besar menunggu Anda. Sinkronisasi bertanya lebih dulu jika akan mengeluarkan lebih dari separuh daftar dan setidaknya 3 orang, atau menambah lebih dari 100 orang dan lebih dari dua kali ukuran daftar pada daftar yang pernah disinkronkan. Pertanyaannya menampilkan kedua angka, dan Anda yang memutuskan untuk melanjutkan atau tidak. Jika sheet berubah lagi sebelum Anda menjawab, sinkronisasi bertanya lagi.

Memakai sheet dalam alur chatbot

Persiapan

Pertama siapkan sheet: pilih tab, pilih Be used by flow steps, lalu tekan Use in flows. Kemudian, di pembuat alur, tambahkan langkah Google Sheets, pilih sheet, dan pilih sebuah aksi.

Langkah ini tidak mengirim apa pun kepada pelanggan. Langkah ini mengerjakan tugasnya dan alur langsung berlanjut ke langkah berikutnya.

Tiga aksi

Add a row menulis baris baru. Di bawah Columns to write, beri tiap kolom sebuah Column name dan sebuah nilai. Nilai bisa berupa teks tetap atau variabel, seperti {phone} untuk nomor pelanggan. Kolom yang belum ada di sheet akan ditambahkan.

Find a row mencari sebuah baris dan menyerahkan nilainya ke langkah berikutnya. Isi:

• Column to match dan Value to match, seperti kolom Phone dan {phone}.
• Name for the results: huruf kecil, angka, dan garis bawah, seperti sheet.
• Columns to read: kolom yang ingin Anda gunakan.

Langkah berikutnya kemudian memiliki variabel ini, di sini dengan sheet sebagai nama dan kolom bernama City:

Nama kolom menjadi bagian dari variabel dalam huruf kecil, dengan spasi dan simbol diubah menjadi garis bawah. Gunakan huruf Latin untuk kolom yang dibaca alur: nama yang hanya ditulis dalam aksara lain tidak menghasilkan variabel yang dapat diprediksi.

Update a row mengubah baris yang sudah ada. Pilih apa yang dicocokkan seperti pada Find a row, lalu Columns to write. Nilai kosong membiarkan sel itu apa adanya. If no row matches menentukan apa yang terjadi jika tidak ada yang cocok: Do nothing, atau Add a new row.

Cara pencocokan bekerja

• Seluruh nilai harus cocok, tanpa membedakan huruf besar dan kecil serta spasi di kedua ujung. Jadi "John" tidak cocok dengan "Johnny".
• Nomor telepon dibandingkan berdasarkan digitnya, sehingga +91 98765 43210 cocok dengan 919876543210.
• Jika beberapa baris cocok, baris pertama yang dipakai.
• {phone} adalah nomor pelanggan beserta kode negaranya. Sheet yang menyimpan nomor tanpa kode negara tidak akan cocok dengannya.

Mencocokkan berdasarkan sesuatu yang diketik pelanggan memungkinkan mereka membaca baris mana pun yang nilainya bisa mereka tebak. {phone} adalah pilihan yang aman, karena pelanggan tidak bisa memilih nomornya sendiri.

Perlu diketahui

• Find a row bisa tertinggal satu atau dua menit dari sheet, karena hasil terbaru diingat agar balasan tetap cepat.
• Baris yang ditulis oleh alur biasanya muncul dalam waktu satu menit. Baris itu dikirim dengan cara yang sama seperti prospek bot, sehingga menunggu dengan aman jika Google bermasalah.
• Jika sheet tidak bisa dijangkau, alur tetap berjalan dan pelanggan tidak melihat sesuatu yang aneh. {sheet_error} memungkinkan Anda menangani kasus itu jika diinginkan.
• Test Flow membaca sheet asli Anda tetapi tidak pernah menulis ke sana. Untuk menguji Add a row atau Update a row, kirim pesan WhatsApp sungguhan ke nomor Anda.

Mengekspor ke sheet baru

Tekan Export to Google Sheets di salah satu halaman ini. Setiap ekspor membuat file baru di Drive Anda dan tidak memerlukan penyiapan.

Tombol menampilkan kemajuan lalu berubah menjadi Open sheet. Setiap ekspor dapat menampung baris sebanyak unduhan file yang sesuai. Jika ekspor gagal di tengah jalan, kami menghapus file yang belum selesai, jadi Anda cukup mencobanya lagi.

Jika Anda belum menghubungkan akun Google, tombol menawarkan untuk melakukannya lebih dulu dan membawa Anda kembali. Tekan lagi setelah Anda kembali.

Menjaga agar tetap berfungsi

Yang ditampilkan halaman

Sebuah sheet juga bisa menampilkan Rows waiting to be added. Beberapa baris yang menunggu itu normal. Angka yang terus bertambah berarti sheet bermasalah.

Saat sheet berhenti diperbarui

Anda mendapat notifikasi, push ke ponsel, dan spanduk di halaman, serta pengingat setiap minggu sampai masalahnya diperbaiki. Prospek Anda aman: prospek tetap ada di Prospek Bot, dan barisnya menunggu hingga 30 hari lalu ditambahkan setelah masalah diperbaiki.

Jika Google sendiri tetap down selama berjam-jam, baris yang masih tidak bisa ditulis dibuang dari antrean sheet. Prospeknya sendiri tetap ada di Prospek Bot.

Menghubungkan kembali

Jika sebuah akun menampilkan Needs reconnecting, tekan Reconnect dan masuk dengan akun yang sama. Anda tidak perlu memilih sheet lagi, dan baris yang menunggu kemudian dikirim. Jika Anda masuk dengan akun lain, halaman memberi tahu akun mana yang menyimpan sheet tersebut.

Menghapus sheet atau memutuskan koneksi

Remove mengeluarkan satu sheet dari WizMessage. File tetap ada di Google Drive Anda, tidak berubah.

Disconnect mematikan seluruh akun Google. Sheet-nya berhenti diperbarui, baris yang masih menunggu dibuang, dan kami menghapus akses yang kami pegang. Prospek baru tetap ada di Prospek Bot tetapi tidak lagi dikirim ke sheet. Jika Anda menghubungkan akun yang sama lagi nanti, sheet-nya berfungsi kembali.

Anda juga bisa menghapus WizMessage dari akun Google Anda kapan saja, di halaman koneksi pihak ketiga milik Google. Kontak dan daftar dari sinkronisasi sebelumnya tetap ada di WizMessage sampai Anda menghapusnya, dan baris yang sudah ditulis tetap ada di sheet Anda.

Di ponsel

Semua yang di atas juga berfungsi dari aplikasi WizMessage, dengan versi terbaru terpasang. Buka Pengaturan, lalu Google Sheets.

• Masuk membuka browser Anda, karena Google tidak mengizinkannya di dalam aplikasi. Setelah Anda memilih sheet, Anda kembali ke aplikasi dan penyiapannya terbuka. Jika aplikasi tidak kembali sendiri, buka aplikasinya dan sheet baru menunggu di bawah Selesaikan penyiapan.
• Saya belum punya spreadsheet pada layar pertama memasukkan Anda tanpa pemilih file. Buat spreadsheet baru kemudian muncul.
• Daftar audiens: pada sebuah daftar, Tambah orang menawarkan Google Sheets sebagai sumber. Ketuk sheet di bawah Spreadsheet Anda untuk menyinkronkannya atau mengubah penyiapannya.
• Ekspor: tombol ekspor menanyakan ke mana data dikirim. Pilih Google Sheet baru, dan aplikasi memberi tahu Anda saat sudah siap.
• Langkah alur: pembuat alur di perangkat memiliki langkah Google Sheets yang sama, dan alur yang Anda buat di ponsel juga terbuka di web.

Aplikasi versi lama menampilkan langkah Google Sheets pada alur sebagai kotak biasa. Pengaturan langkah itu tetap tersimpan saat Anda menyimpan alur, dan langkahnya tetap berjalan.

Referensi

Batas

Perlu diketahui

• Baris 1 pada tab adalah header untuk prospek bot dan langkah alur. Daftar audiens menemukan baris header sendiri, jadi judul di atasnya tidak masalah.
• Tanggal pada baris prospek bot memakai waktu server, sama seperti unduhan file Prospek Bot.
• Mengganti nama tab atau file tidak merusak apa pun, karena WizMessage melacaknya berdasarkan ID, bukan nama.