Google Sheets

Connectez un compte Google et vos feuilles de calcul peuvent travailler avec WizMessage. Les prospects du bot arrivent sous forme de nouvelles lignes, une feuille peut alimenter une liste d’audience, un flux de chatbot peut ajouter, trouver ou mettre à jour des lignes pendant qu’il discute avec un client, et vos données peuvent être exportées vers une nouvelle feuille en un clic. Cette page couvre la connexion, chacun de ces quatre usages, et la marche à suivre quand une feuille cesse de se mettre à jour.

Ce que cela fait et où le trouver

Quatre usages

Chaque feuille que vous connectez est configurée pour un seul usage. Les exports font exception : chacun crée un nouveau fichier et ne demande aucune configuration.

Les lignes vont vers votre feuille pour les prospects et les exports, en sortent pour les listes d’audience, et circulent dans les deux sens pour les étapes de flux.

Les usages disponibles dépendent de votre forfait :

Usage	Forfaits qui l’incluent
Prospects du bot	Wiz Bot, Wiz Pro
Étapes de flux	Wiz Bot, Wiz Pro
Listes d’audience	Wiz Campaign, Wiz Pro
Exports de contacts, de membres de liste et de destinataires de campagne	Wiz Campaign, Wiz Pro
Exports de prospects du bot	Wiz Bot, Wiz Pro

Où le trouver

Sur le web, ouvrez Google Sheets sous Campagnes ou Automatisation dans la barre latérale, ou utilisez le bouton Google Sheets des liens rapides de Mon Tableau de Bord. Tous mènent à la même page, intitulée Integrations.

Dans l’application, allez dans Paramètres puis Google Sheets. Ce qui diffère sur mobile est présenté vers la fin de cette page.

Seul le propriétaire du compte peut voir ou modifier tout cela. Les membres de l’équipe n’y ont pas accès et ne peuvent pas connecter un compte Google à votre compte WizMessage.

Connecter Google

Ce dont vous avez besoin

Un compte Google qui détient la feuille, ou qui y a un accès en modification. Un accès en lecture seule est refusé, car la plupart des usages demandent d’écrire.
Un vrai fichier Google Sheets. Un fichier Excel stocké dans Drive ne peut pas être utilisé tant que vous ne l’avez pas enregistré au format Google Sheets (dans Sheets : File, puis Save as Google Sheets).

Ce que WizMessage peut atteindre

Nous demandons à Google une seule autorisation, appelée drive.file. Elle couvre les fichiers que vous choisissez et ceux que WizMessage crée pour vous, et rien d’autre dans votre Drive.

L’accès se fait fichier par fichier. Choisir une feuille est ce qui l’accorde.

La politique de confidentialité précise ce que nous conservons, pendant combien de temps, et qui le reçoit.

Choisir une feuille que vous avez déjà

Appuyez sur Choose a sheet.
Choisissez votre compte Google et autorisez l’accès. Google indiquera que WizMessage souhaite voir, modifier, créer et supprimer uniquement les fichiers précis que vous utilisez avec lui.
Le sélecteur de fichiers de Google s’ouvre. Sélectionnez votre feuille de calcul et appuyez sur son bouton d’insertion.
Vous revenez dans WizMessage, sur la page de configuration de ce fichier.

Partir d’une nouvelle feuille

Si vous n’avez pas encore de feuille, appuyez sur Create a new sheet à côté de votre compte. WizMessage crée un fichier vide dans le Drive de ce compte, nommé WizMessage suivi de la date du jour, et ouvre sa page de configuration. Renommez le fichier quand vous voulez : rien ne dépend du nom.

Si vous n’avez pas encore connecté de compte, appuyez d’abord sur Connect Google account. Cela vous connecte sans ouvrir le sélecteur de fichiers.

Configurer : rien ne se passe tant que vous n’enregistrez pas

Choisir ou créer un fichier ne fait rien en soi. La page de configuration affiche le compte Google et le fichier pour que vous puissiez les vérifier, puis demande quel onglet utiliser et ce que la feuille doit faire.

Jusqu’à la dernière étape, la feuille affiche Setup needed et rien n’est lu ni écrit.

What should this sheet do? propose trois réponses, détaillées plus bas : Receive bot leads as new rows, Supply an audience list et Be used by flow steps.

Si vous quittez la page, la feuille reste listée sous Sheets avec un bouton Set up. Pour utiliser le même fichier pour un second usage, choisissez-le à nouveau : vous obtenez alors une deuxième entrée à configurer.

Envoyer les prospects du bot vers une feuille

L’activer

Sur la page de configuration, choisissez l’onglet, choisissez Receive bot leads as new rows, puis appuyez sur Send bot leads here. Dès lors, chaque prospect capté par vos bots est ajouté sous forme de ligne. Il reste aussi dans Prospects du bot comme d’habitude : la feuille est une copie supplémentaire, jamais la seule.

Ce que contient chaque ligne

Colonne	Ce qu’elle contient
Date	Le moment où le prospect a été capté, à l’heure du serveur
Name	Le nom du client
Phone	Le numéro du client
Flow	Le flux qui a capté le prospect
Outcome	Le résultat défini dans le flux
Une colonne par réponse	Chaque réponse, sous l’intitulé de sa question

La ligne 1 de l’onglet est l’en-tête, et WizMessage retrouve chaque colonne grâce au nom de cet en-tête. Ainsi :

Déplacer les colonnes ne pose aucun problème.
Toute colonne manquante est ajoutée pour vous, y compris pour une nouvelle question que vous ajoutez plus tard à un flux.
Renommer une colonne en crée une nouvelle avec le nom d’origine. Rien n’est perdu, mais les lignes suivantes vont dans la nouvelle colonne.
Tout est écrit en texte brut, de sorte qu’un client qui saisit une formule ne peut pas la faire exécuter par votre feuille.

Les lignes sont écrites par petits lots, si bien qu’un nouveau prospect apparaît généralement en moins d’une minute.

Changer de feuille

Votre compte envoie les prospects vers une seule feuille à la fois. En configurer une autre remplace la première, et les lignes encore en attente vont vers la nouvelle feuille. Les lignes déjà écrites restent dans l’ancien fichier.

Créer une liste d’audience à partir d’une feuille

La configurer

Sur la page de configuration, choisissez l’onglet puis Supply an audience list. WizMessage lit les premières lignes et suggère quelle colonne correspond à quoi. Vérifiez ses suggestions :

Field	Que choisir
Phone number column	Obligatoire. La colonne qui contient les numéros
Name, Email	Facultatif. Choisissez Not used pour les ignorer
Custom field 1 to 7	Facultatif. Des informations supplémentaires utilisables comme variables de modèle
Do the numbers include a country code?	Yes, ou No et le pays auquel ils appartiennent, par exemple IN

L’aperçu montre les premières lignes avec le numéro exact que chacune utiliserait. Not a valid number sur la plupart des lignes signale généralement un mauvais réglage du code pays. Les lignes masquées et filtrées de la feuille sont incluses.

Si l’onglet est vide, la page l’indique. Ajoutez une ligne d’en-tête avec une colonne de téléphone et vos numéros dans Google Sheets, puis appuyez sur Check again.

Une nouvelle liste ou une liste existante

Ce choix détermine si des personnes pourront un jour être retirées de la liste par une synchronisation.

Dans les deux cas, une synchro change qui figure sur la liste. Elle ne supprime jamais un contact.

Appuyez sur Connect sheet to list pour terminer.

Synchroniser

Rien n’arrive tant que vous n’appuyez pas sur Sync now, et une feuille n’est jamais lue selon un calendrier. Appuyez à nouveau dessus chaque fois que la feuille a changé.

La ligne de la feuille affiche alors le résultat, par exemple combien de personnes figurent dans la feuille, combien ont été ajoutées et combien retirées. Elle liste aussi les lignes ignorées pour numéro invalide, par numéro de ligne, afin que vous puissiez les corriger. Si rien n’a changé depuis la dernière fois, elle indique Already up to date.

Ce qu’une synchro modifie, et ce qu’elle laisse intact

Elle ne met à jour que les colonnes que vous avez associées. Tout le reste d’un contact reste inchangé.
Une cellule vide conserve ce qui est déjà enregistré : une feuille ne peut donc pas effacer les informations d’un contact.
Une personne qui s’est désinscrite reste désinscrite, même si elle figure dans la feuille.
Un contact n’est jamais supprimé. Une liste en miroir retire des personnes de la liste uniquement.
Un contact que vous supprimez à la main revient à la synchro suivante s’il figure toujours dans la feuille.
Une campagne déjà en cours n’est pas affectée. Une campagne programmée utilise les personnes présentes sur la liste au moment de son lancement.

Quand une synchro demande confirmation ou s’arrête

Un mauvais onglet ressemble exactement à un gros changement : un changement important attend donc votre accord. La synchro demande d’abord confirmation quand elle retirerait plus de la moitié d’une liste et au moins 3 personnes, ou quand elle ajouterait plus de 100 personnes et plus du double de la taille de la liste, sur une liste déjà synchronisée auparavant. La question affiche les deux chiffres, et c’est vous qui décidez de continuer. Si la feuille change à nouveau avant votre réponse, la question est reposée.

Rien ne change tant que toutes les vérifications ne sont pas passées : une synchro arrêtée laisse votre liste telle quelle.

Message	Ce que cela signifie	Que faire
The phone column is gone	L’en-tête a été renommé ou supprimé	Rétablissez son nom, ou appuyez sur Change setup
No valid phone numbers	Aucune ligne n’avait de numéro utilisable	Vérifiez la colonne et le réglage du code pays
The sheet has over 50,000 rows	Trop de lignes de données à synchroniser	Répartissez la feuille en onglets plus petits
The tab has over 100,000 rows	L’onglet lui-même est trop grand, même s’il est presque vide	Supprimez les lignes vides, ou utilisez un onglet plus petit
Over your contact limit	Les nouveaux contacts ne tiendraient pas dans votre forfait	Supprimez des contacts ou changez de forfait
The audience list was deleted	Sa liste n’existe plus	Appuyez sur Change setup et choisissez une liste

Utiliser une feuille dans un flux de chatbot

Se préparer

Configurez d’abord la feuille : choisissez l’onglet, choisissez Be used by flow steps, puis appuyez sur Use in flows. Ensuite, dans le créateur de flux, ajoutez une étape Google Sheets, choisissez la feuille et choisissez une action.

L’étape n’envoie rien au client. Elle fait son travail et le flux passe aussitôt à l’étape suivante.

Pour agir sur le résultat, faites suivre l’étape d’une Condition qui vérifie si une ligne a été trouvée.

Les trois actions

Add a row écrit une nouvelle ligne. Sous Columns to write, donnez à chacune un Column name et une valeur. Une valeur peut être un texte fixe ou une variable, comme {phone} pour le numéro du client. Une colonne que la feuille n’a pas encore est ajoutée.

Find a row recherche une ligne et transmet ses valeurs aux étapes suivantes. Renseignez :

Column to match et Value to match, par exemple une colonne Phone et {phone}.
Name for the results : des lettres minuscules, des chiffres et des tirets bas, par exemple sheet.
Columns to read : les colonnes que vous voulez utiliser.

Les étapes suivantes disposent alors de ces variables, ici avec sheet comme nom et une colonne appelée City :

Variable	Ce qu’elle contient
`{sheet_found}`	`true` si une ligne correspond, `false` sinon. À utiliser dans une Condition
`{sheet_city}`	La valeur City de cette ligne, ou vide
`{sheet_error}`	La raison pour laquelle la feuille n’a pas pu être lue, ou vide si tout allait bien

Le nom d’une colonne entre dans la variable en minuscules, les espaces et les symboles étant remplacés par des tirets bas. Utilisez des lettres latines pour les colonnes qu’un flux lit : un nom écrit uniquement dans une autre écriture ne produit pas de variable prévisible.

Update a row modifie une ligne qui existe déjà. Choisissez ce qu’il faut faire correspondre comme pour Find a row, puis les Columns to write. Une valeur vide laisse la cellule telle quelle. If no row matches décide de ce qui se passe sinon : Do nothing, ou Add a new row.

Comment fonctionne la correspondance

La valeur doit correspondre en entier, sans tenir compte des majuscules, des minuscules ni des espaces en début et fin. Ainsi, "John" ne correspond pas à "Johnny".
Les numéros de téléphone sont comparés sur leurs chiffres : +91 98765 43210 correspond donc à 919876543210.
Si plusieurs lignes correspondent, la première est utilisée.
{phone} est le numéro du client avec son code pays. Une feuille qui stocke les numéros sans code pays ne lui correspondra pas.

Faire correspondre une valeur que saisit le client lui permet de lire toute ligne dont il devine la valeur. {phone} est le choix sûr, car un client ne peut pas choisir son propre numéro.

Bon à savoir

Find a row peut avoir une ou deux minutes de retard sur la feuille, car les résultats récents sont mémorisés pour garder des réponses rapides.
Une ligne écrite par un flux apparaît normalement en moins d’une minute. Elle est envoyée de la même façon qu’un prospect du bot, et attend donc en toute sécurité si Google rencontre un problème.
Si une feuille est inaccessible, le flux continue et le client ne remarque rien d’inhabituel. {sheet_error} vous permet de gérer ce cas si vous le souhaitez.
Test Flow lit votre vraie feuille mais n’y écrit jamais. Pour tester Add a row ou Update a row, envoyez un vrai message WhatsApp à votre numéro.

Exporter vers une nouvelle feuille

Appuyez sur Export to Google Sheets sur l’une de ces pages. Chaque export crée un nouveau fichier dans votre Drive et ne demande aucune configuration.

Page	Ce qui est exporté	Nom du fichier
Contacts	Les contacts, selon les filtres que vous avez appliqués	Contacts et la date
Prospects du bot	Vos prospects du bot	Prospects du bot et la date
Listes d'audience	Les membres d’une liste. Sélectionnez exactement une liste pour voir le bouton	Le nom de la liste, membres et la date
La page d’une campagne	Les destinataires de cette campagne	Destinataires de la campagne et la date

Le bouton affiche la progression puis devient Open sheet. Chaque export peut contenir autant de lignes que le téléchargement de fichier correspondant. Si un export échoue en cours de route, nous supprimons le fichier partiel : vous pouvez donc simplement réessayer.

Si vous n’avez pas encore connecté de compte Google, le bouton propose de le faire d’abord puis vous ramène ici. Appuyez de nouveau dessus à votre retour.

Garder le tout opérationnel

Ce qu’affiche la page

Statut	Signification
Connected	Fonctionne normalement
Setup needed	Choisie ou créée, mais non utilisée tant que vous n’avez pas terminé la configuration
Problem	Quelque chose l’a arrêtée, et la ligne dit quoi
Needs reconnecting	Sur un compte : Google n’accepte plus notre accès

Une feuille peut aussi afficher Rows waiting to be added. Quelques lignes en attente sont normales. Un nombre qui ne cesse de croître signifie que la feuille a un problème.

Quand une feuille cesse de se mettre à jour

Vous recevez une notification, une notification push sur votre téléphone et une bannière sur la page, puis un rappel chaque semaine jusqu’à la résolution. Vos prospects sont en sécurité : ils restent dans Prospects du bot, et leurs lignes attendent jusqu’à 30 jours avant d’être ajoutées une fois le problème résolu.

Un incident temporaire chez Google se résout de lui-même. Tout le reste attend votre intervention.

Si Google lui-même reste en panne pendant de nombreuses heures, une ligne qui ne peut toujours pas être écrite est retirée de la file d’attente de la feuille. Le prospect lui-même reste dans Prospects du bot.

La feuille indique	Que faire
We lost access, or the file was deleted	Restaurez le fichier s’il a été supprimé, choisissez-le à nouveau avec Choose a sheet, puis appuyez sur Try again
The Google Drive is full	Libérez de l’espace dans Google Drive, puis appuyez sur Try again
The sheet has reached Google's size limit	Supprimez d’anciennes lignes ou utilisez une nouvelle feuille, puis appuyez sur Try again
Google refused the last update	Appuyez sur Try again. Si le message revient, contactez l’assistance
The tab was deleted	Appuyez sur Choose another tab
Its Google account is disconnected	Connectez à nouveau ce compte

Se reconnecter

Si un compte affiche Needs reconnecting, appuyez sur Reconnect et connectez-vous avec ce même compte. Vous n’avez pas besoin de rechoisir vos feuilles, et les lignes en attente sont alors envoyées. Si vous vous connectez avec un autre compte, la page vous indique quel compte détient ces feuilles.

Retirer une feuille ou se déconnecter

Remove retire une feuille de WizMessage. Le fichier reste dans votre Google Drive, inchangé.

Disconnect désactive tout un compte Google. Ses feuilles cessent de se mettre à jour, les lignes encore en attente sont abandonnées, et nous supprimons l’accès que nous détenions. Les nouveaux prospects restent dans Prospects du bot mais ne vont plus vers une feuille. Si vous reconnectez le même compte plus tard, ses feuilles refonctionnent.

Vous pouvez aussi retirer WizMessage de votre compte Google à tout moment, dans la page des connexions tierces de Google. Les contacts et les listes issus de synchronisations passées restent dans WizMessage jusqu’à ce que vous les supprimiez, et les lignes déjà écrites restent dans vos feuilles.

Sur le téléphone

Tout ce qui précède fonctionne aussi depuis l’application WizMessage, à condition d’avoir installé la dernière version. Ouvrez Paramètres, puis Google Sheets.

La connexion ouvre votre navigateur, car Google ne l’autorise pas à l’intérieur d’une application. Après avoir choisi une feuille, vous revenez dans l’application et sa configuration s’ouvre. Si l’application ne revient pas d’elle-même, ouvrez-la : la nouvelle feuille vous attend sous Terminer la configuration.
Je n'ai pas encore de feuille sur le premier écran vous connecte sans le sélecteur de fichiers. Créer une nouvelle feuille apparaît ensuite.
Listes d’audience : sur une liste, Ajouter des personnes propose Google Sheets comme source. Touchez une feuille sous Vos feuilles pour la synchroniser ou modifier sa configuration.
Exports : le bouton d’export demande où envoyer les données. Choisissez Nouvelle feuille Google, et l’application vous prévient quand elle est prête.
Étapes de flux : le créateur de flux de l’appareil propose la même étape Google Sheets, et un flux que vous créez sur le téléphone s’ouvre aussi sur le web.

Une ancienne version de l’application affiche l’étape Google Sheets d’un flux comme une simple boîte. Elle conserve les réglages de l’étape quand vous enregistrez le flux, et l’étape s’exécute toujours.

Référence

Limites

Élément	Limite
Lignes de données par synchronisation	50,000
Lignes d’un onglet synchronisé, y compris les lignes vides	100,000
Champs personnalisés associés depuis une feuille	7
Colonnes qu’une étape de flux peut écrire	50
Colonnes qu’une étape de flux peut lire	20
Caractères conservés pour chaque valeur lue par un flux	1,000
Lignes mises en attente pour une feuille	50,000
Durée de conservation des lignes en attente	30 jours

Bon à savoir

La ligne 1 de l’onglet est l’en-tête pour les prospects du bot et les étapes de flux. Les listes d’audience trouvent elles-mêmes la ligne d’en-tête, donc un titre placé au-dessus ne pose pas de problème.
Les dates des lignes de prospects du bot sont à l’heure du serveur, comme dans le fichier téléchargé depuis Prospects du bot.
Renommer un onglet ou un fichier ne casse rien, car WizMessage les suit par leur identifiant plutôt que par leur nom.