Google Sheets

Google Sheets

اربط حساب Google لتعمل جداولك مع WizMessage. يصل العملاء المحتملون من الروبوت صفوفاً جديدة، ويمكن لجدول أن يزوّدك بقائمة جمهور، ويمكن لتدفق روبوت أن يضيف صفوفاً أو يبحث عنها أو يحدّثها أثناء حديثه مع العميل، ويمكن تصدير بياناتك إلى جدول جديد بنقرة واحدة. تغطي هذه الصفحة الربط، وكل استخدام من هذه الاستخدامات الأربعة، وما يجب فعله إذا توقف جدول عن التحديث.

ما الذي يفعله وأين تجده

أربعة استخدامات

كل جدول تربطه يُعدّ لغرض واحد. التصدير هو الاستثناء: كل عملية تصدير تنشئ ملفاً جديداً ولا تحتاج إلى إعداد.

يعتمد ما يمكنك استخدامه منها على باقتك:

أين تجده

على الويب، افتح Google Sheets ضمن الحملات أو الأتمتة في الشريط الجانبي، أو استخدم زر Google Sheets في الروابط السريعة داخل لوحة التحكم. كلها تقود إلى الصفحة نفسها التي عنوانها Integrations.

في التطبيق، انتقل إلى الإعدادات ثم Google Sheets. ما يختلف هناك مذكور قرب نهاية هذه الصفحة.

مالك الحساب وحده يستطيع رؤية أي من هذا أو تغييره. أعضاء الفريق لا يرونه، ولا يستطيعون ربط حساب Google بحساب WizMessage الخاص بك.

ربط Google

ما الذي تحتاجه

• حساب Google يحتوي على الجدول أو لديه صلاحية تعديل عليه. يُرفض الوصول للعرض فقط، لأن معظم الاستخدامات تحتاج إلى الكتابة.
• ملف Google Sheets حقيقي. لا يمكن استخدام ملف Excel المخزن في Drive إلا بعد حفظه بصيغة Google Sheets (في Sheets: File ثم Save as Google Sheets).

ما الذي يستطيع WizMessage الوصول إليه

نطلب من Google إذناً واحداً يسمى drive.file. وهو يشمل الملفات التي تختارها والملفات التي ينشئها WizMessage لك، ولا شيء غيرها في Drive الخاص بك.

توضح سياسة الخصوصية ما نحتفظ به، ولمدة كم، ومن يتلقاه.

اختيار جدول لديك بالفعل

1. اضغط Choose a sheet.
2. اختر حساب Google الخاص بك وامنح الإذن. ستقول Google إن WizMessage يريد عرض الملفات المحددة التي تستخدمها معه فقط وتعديلها وإنشاءها وحذفها.
3. تفتح أداة اختيار الملفات من Google. حدد جدولك واضغط زر الإدراج الخاص به.
4. تعود إلى WizMessage، إلى صفحة إعداد ذلك الملف.

البدء بجدول جديد

إذا لم يكن لديك جدول بعد، فاضغط Create a new sheet بجانب حسابك. ينشئ WizMessage ملفاً فارغاً في Drive الخاص بذلك الحساب، باسم WizMessage وتاريخ اليوم، ويفتح صفحة إعداده. يمكنك إعادة تسمية الملف متى شئت: لا شيء يعتمد على الاسم.

إذا لم تربط حساباً بعد، فاضغط Connect Google account أولاً. يسجّل ذلك دخولك دون فتح أداة اختيار الملفات.

الإعداد: لا يحدث شيء حتى تحفظ

اختيار ملف أو إنشاؤه لا يفعل شيئاً بمفرده. تعرض صفحة الإعداد حساب Google والملف لتتحقق منهما، ثم تسأل عن التبويب الذي سيُستخدم وعمّا يجب أن يفعله الجدول.

يقدّم What should this sheet do? ثلاث إجابات، تُشرح كل منها أدناه: Receive bot leads as new rows، وSupply an audience list، وBe used by flow steps.

إذا غادرت الصفحة، يبقى الجدول مدرجاً ضمن Sheets مع زر Set up. لاستخدام الملف نفسه لغرض ثانٍ، اخترْه من جديد: يمنحك ذلك إدخالاً ثانياً لإعداده.

إرسال العملاء المحتملين من الروبوت إلى جدول

تشغيله

في صفحة الإعداد، اختر التبويب، ثم اختر Receive bot leads as new rows، واضغط Send bot leads here. بعد ذلك يُضاف كل عميل محتمل يلتقطه روبوتك صفاً. ويبقى أيضاً في العملاء المحتملون من الروبوت كالمعتاد، فالجدول نسخة إضافية وليس النسخة الوحيدة أبداً.

ما الذي يحتويه كل صف

الصف 1 من التبويب هو الترويسة، ويجد WizMessage كل عمود من اسم ترويسته. لذلك:

• لا بأس بتغيير ترتيب الأعمدة.
• يُضاف لك أي عمود مفقود، بما في ذلك سؤال جديد تضيفه إلى تدفق لاحقاً.
• إعادة تسمية عمود تبدأ عموداً جديداً بالاسم الأصلي. لا يضيع شيء، لكن الصفوف اللاحقة تذهب إلى العمود الجديد.
• يُكتب كل شيء نصاً عادياً، فلا يستطيع عميل يكتب صيغة أن يجعل جدولك ينفذها.

تُكتب الصفوف في دفعات صغيرة، لذا يظهر العميل المحتمل الجديد عادة خلال دقيقة.

تغيير الجدول

يرسل حسابك العملاء المحتملين إلى جدول واحد في كل مرة. إعداد جدول آخر يحل محله، وأي صفوف لا تزال في الانتظار تذهب إلى الجدول الجديد. أما الصفوف المكتوبة بالفعل فتبقى في الملف القديم.

بناء قائمة جمهور من جدول

إعدادها

في صفحة الإعداد، اختر التبويب ثم اختر Supply an audience list. يقرأ WizMessage الصفوف الأولى ويقترح أي عمود هو أي شيء. تحقق من اقتراحاته:

تعرض المعاينة الصفوف الأولى مع الرقم الدقيق الذي سيستخدمه كل صف. ظهور Not a valid number في معظم الصفوف يعني عادة أن إعداد رمز الدولة خاطئ. الصفوف المخفية والمصفّاة في الجدول مشمولة.

إذا كان التبويب فارغاً، تذكر الصفحة ذلك. أضف صف ترويسة فيه عمود هاتف وأرقامك في Google Sheets، ثم اضغط Check again.

قائمة جديدة أو قائمة موجودة

يحدد هذا الاختيار ما إذا كان يمكن إزالة أشخاص من القائمة عبر المزامنة أم لا.

اضغط Connect sheet to list لإنهاء الإعداد.

المزامنة

لا يدخل شيء حتى تضغط Sync now، ولا يُقرأ الجدول وفق جدول زمني أبداً. اضغطه مجدداً كلما تغير الجدول.

يعرض صف الجدول بعد ذلك النتيجة، مثل عدد الأشخاص في الجدول، وكم أُضيف وكم أُزيل. ويسرد أيضاً أي صفوف تم تخطيها بسبب رقم غير صالح، برقم الصف، لتتمكن من إصلاحها. وإذا لم يتغير شيء منذ المرة السابقة فيعرض Already up to date.

ما الذي تغيّره المزامنة وما الذي تتركه

• تحدّث الأعمدة التي ربطتَها فقط. أي شيء آخر في جهة الاتصال لا يُمس.
• الخلية الفارغة تُبقي ما هو مخزّن، فلا يستطيع جدول أن يمحو تفاصيل جهة اتصال.
• من ألغى اشتراكه يبقى ملغى الاشتراك، حتى لو كان في الجدول.
• لا تُحذف جهة اتصال أبداً. القائمة المطابقة للجدول تزيل الأشخاص من القائمة فقط.
• جهة الاتصال التي تحذفها يدوياً تعود في المزامنة التالية إن كانت لا تزال في الجدول.
• الحملة الجارية بالفعل لا تتأثر. الحملة المجدولة تستخدم من هم في القائمة وقت تشغيلها.

متى تسأل المزامنة أو تتوقف

التبويب الخاطئ يبدو تماماً كتغيير كبير، لذا ينتظر التغيير الكبير قرارك. تسأل المزامنة أولاً عندما كانت ستزيل أكثر من نصف القائمة و3 أشخاص على الأقل، أو تضيف أكثر من 100 شخص وأكثر من ضعف حجم القائمة في قائمة سبقت مزامنتها. يعرض السؤال الرقمين معاً، وأنت تقرر المتابعة أو لا. وإذا تغير الجدول مرة أخرى قبل أن تجيب، تسأل من جديد.

استخدام جدول في تدفق روبوت دردشة

التحضير

أعدّ الجدول أولاً: اختر التبويب، ثم اختر Be used by flow steps، واضغط Use in flows. بعد ذلك، في منشئ التدفقات، أضف خطوة Google Sheets، واختر الجدول، واختر إجراءً.

لا ترسل الخطوة شيئاً إلى العميل. تؤدي عملها وينتقل التدفق مباشرة إلى الخطوة التالية.

الإجراءات الثلاثة

Add a row يكتب صفاً جديداً. ضمن Columns to write، أعطِ كل عمود Column name وقيمة. يمكن أن تكون القيمة نصاً ثابتاً أو متغيراً، مثل {phone} لرقم العميل. يُضاف العمود الذي لا يملكه الجدول بعد.

Find a row يبحث عن صف ويمرر قيمه إلى الخطوات اللاحقة. املأ:

• Column to match وValue to match، مثل عمود Phone و{phone}.
• Name for the results: أحرف صغيرة وأرقام وشرطات سفلية، مثل sheet.
• Columns to read: الأعمدة التي تريد استخدامها.

عندئذ تتوفر للخطوات اللاحقة هذه المتغيرات، هنا مع sheet اسماً وعمود اسمه City:

يصبح اسم العمود جزءاً من المتغير بأحرف صغيرة، مع تحويل المسافات والرموز إلى شرطات سفلية. استخدم الأحرف اللاتينية للأعمدة التي يقرأها التدفق: الاسم المكتوب بخط آخر فقط لا ينتج متغيراً يمكن التنبؤ به.

Update a row يغيّر صفاً موجوداً بالفعل. اختر ما يُطابَق كما في Find a row، ثم Columns to write. القيمة الفارغة تترك تلك الخلية كما هي. وIf no row matches يحدد ما يحدث في الحالة الأخرى: Do nothing، أو Add a new row.

كيف تعمل المطابقة

• يجب أن تتطابق القيمة كلها، مع تجاهل حالة الأحرف والمسافات في الطرفين. لذلك "John" لا يطابق "Johnny".
• تُقارَن أرقام الهاتف بحسب أرقامها، لذا +91 98765 43210 يطابق 919876543210.
• إذا تطابقت عدة صفوف، يُستخدم الأول.
• {phone} هو رقم العميل مع رمز دولته. الجدول الذي يخزن الأرقام دون رمز دولة لن يطابقه.

المطابقة على شيء يكتبه العميل تتيح له قراءة أي صف يستطيع تخمين قيمته. {phone} هو الخيار الآمن، لأن العميل لا يستطيع اختيار رقمه.

من المفيد أن تعرف

• قد يتأخر Find a row دقيقة أو دقيقتين عن الجدول، لأن النتائج الأخيرة تُحفظ للإبقاء على سرعة الردود.
• الصف الذي يكتبه تدفق يظهر عادة خلال دقيقة. ويُرسل بالطريقة نفسها التي يُرسل بها العميل المحتمل من الروبوت، لذا ينتظر بأمان إذا واجهت Google مشكلة.
• إذا تعذر الوصول إلى جدول، يواصل التدفق عمله ولا يرى العميل شيئاً غير عادي. ويتيح لك {sheet_error} معالجة هذه الحالة إن أردت.
• Test Flow يقرأ جدولك الحقيقي لكنه لا يكتب فيه أبداً. لاختبار Add a row أو Update a row، أرسل رسالة واتساب حقيقية إلى رقمك.

التصدير إلى جدول جديد

اضغط Export to Google Sheets في إحدى هذه الصفحات. كل عملية تصدير تنشئ ملفاً جديداً في Drive الخاص بك ولا تحتاج إلى إعداد.

يعرض الزر التقدم ثم يتحول إلى Open sheet. يمكن أن يحتوي كل تصدير على عدد الصفوف نفسه الذي يحتويه تنزيل الملف المطابق. وإذا فشل تصدير في منتصفه، نحذف الملف الجزئي، فيمكنك المحاولة من جديد ببساطة.

إذا لم تربط حساب Google بعد، يعرض الزر القيام بذلك أولاً ثم يعيدك. اضغطه مرة أخرى بعد عودتك.

إبقاؤه يعمل

ما الذي تعرضه الصفحة

قد يعرض الجدول أيضاً Rows waiting to be added. وجود بضعة صفوف منتظرة أمر طبيعي. أما رقم يستمر في الازدياد فيعني أن في الجدول مشكلة.

عندما يتوقف جدول عن التحديث

يصلك إشعار، ودفعة إلى هاتفك، ولافتة في الصفحة، وتذكير كل أسبوع حتى تُصلح المشكلة. عملاؤك المحتملون في أمان: يبقون في العملاء المحتملون من الروبوت، وتنتظر صفوفهم حتى 30 يوماً وتُضاف بعد إصلاح المشكلة.

إذا بقيت Google نفسها متوقفة لساعات طويلة، فإن الصف الذي لا يزال يتعذر كتابته يُسقط من قائمة انتظار الجدول. أما العميل المحتمل نفسه فيبقى في العملاء المحتملون من الروبوت.

إعادة الربط

إذا عرض حساب Needs reconnecting، فاضغط Reconnect وسجّل الدخول بالحساب نفسه. لا تحتاج إلى اختيار جداولك من جديد، وتُرسل الصفوف المنتظرة بعد ذلك. وإذا سجلت الدخول بحساب مختلف، تخبرك الصفحة أي حساب يحتوي تلك الجداول.

إزالة جدول أو فصل الحساب

Remove يُخرج جدولاً واحداً من WizMessage. ويبقى الملف في Google Drive الخاص بك دون تغيير.

Disconnect يوقف حساب Google بأكمله. تتوقف جداوله عن التحديث، وتُسقط الصفوف التي لا تزال منتظرة، ونحذف الوصول الذي كنا نحتفظ به. يبقى العملاء المحتملون الجدد في العملاء المحتملون من الروبوت لكنهم لا يذهبون إلى جدول بعد الآن. وإذا ربطت الحساب نفسه لاحقاً، تعود جداوله إلى العمل.

يمكنك أيضاً إزالة WizMessage من حساب Google الخاص بك في أي وقت، من صفحة الاتصالات بجهات خارجية في Google. تبقى جهات الاتصال والقوائم الناتجة عن المزامنات السابقة في WizMessage حتى تحذفها، وتبقى الصفوف المكتوبة بالفعل في جداولك.

على الهاتف

كل ما سبق يعمل أيضاً من تطبيق WizMessage، مع تثبيت أحدث إصدار. افتح الإعدادات ثم Google Sheets.

• تسجيل الدخول يفتح متصفحك، لأن Google لا تسمح به داخل تطبيق. بعد اختيار جدول، تعود إلى التطبيق ويُفتح إعداده. وإذا لم يعد التطبيق من تلقاء نفسه، فافتحه وستجد الجدول الجديد بانتظارك ضمن أكمل الإعداد.
• ليس لدي جدول بعد في الشاشة الأولى يسجّل دخولك دون أداة اختيار الملفات. ثم يظهر إنشاء جدول جديد.
• قوائم الجمهور: في القائمة، يعرض إضافة أشخاص خيار Google Sheets مصدراً. اضغط جدولاً ضمن جداولك لمزامنته أو تغيير إعداده.
• التصدير: يسأل زر التصدير إلى أين تُرسل البيانات. اختر جدول Google جديد، ويخبرك التطبيق عندما يصبح جاهزاً.
• خطوات التدفق: يحتوي منشئ التدفقات على الجهاز على خطوة Google Sheets نفسها، والتدفق الذي تبنيه على الهاتف يُفتح أيضاً على الويب.

الإصدار الأقدم من التطبيق يعرض خطوة Google Sheets في التدفق صندوقاً عادياً. ويحتفظ بإعدادات الخطوة عند حفظ التدفق، وتظل الخطوة تعمل.

المرجع

الحدود

من المفيد أن تعرف

• الصف 1 من التبويب هو الترويسة للعملاء المحتملين من الروبوت ولخطوات التدفق. أما قوائم الجمهور فتجد صف الترويسة بنفسها، لذا لا بأس بعنوان فوقه.
• التواريخ في صفوف العملاء المحتملين من الروبوت بتوقيت الخادم، مثل تنزيل ملف العملاء المحتملين من الروبوت.
• إعادة تسمية تبويب أو ملف لا تكسر شيئاً، لأن WizMessage يتتبعهما بمعرّفهما لا باسمهما.