Tim Anda
Satu nomor WhatsApp, beberapa orang yang menjawabnya. Halaman ini adalah tempat Anda menyatakan siapa saja orang-orang itu dan seberapa banyak yang boleh dilakukan masing-masing. Halaman ini mencakup cara mengundang seseorang, apa yang terjadi antara undangan dikirim dan orangnya benar-benar muncul, perbedaan antar peran, serta cara mencabut akses kembali. Halaman ini singkat, karena memang halamannya singkat — tetapi ada dua hal di dalamnya yang mudah disalahpahami, dan keduanya dijelaskan di bawah.
Siapa saja di tim Anda
Seluruh halaman
Dua kartu: sebuah formulir untuk mengundang seseorang, dan daftar orang yang sudah memiliki akses. Itulah seluruh halamannya. Semua hal tentang izin di aplikasi ini diputuskan di sini, dengan memilih salah satu dari dua peran untuk setiap orang — tidak ada izin per percakapan atau per fitur yang perlu dikonfigurasi.
Mengundang seseorang
Sebuah alamat email dan sebuah peran, dan itulah undangannya. Mereka menerima sebuah tautan; membukanya dan masuk sebagai alamat yang sama itulah yang mengubah undangan menjadi keanggotaan. Jika mereka belum pernah memakai aplikasi ini, tautan tersebut juga memungkinkan mereka membuat akun pada langkah yang sama.
Daftar tim
Semua orang yang telah diberi akses, dalam urutan mereka diundang. Titik berwarna pada setiap avatar adalah cara membacanya paling cepat: hijau berarti mereka sudah menerima dan sedang bekerja, kuning berarti undangannya masih tertunda. Lencana di sebelah kanan menyatakan hal yang sama dalam kata-kata.
Catatan: Anda tidak ada di daftar ini. Pemilik akun tidak punya catatan keanggotaan, jadi tidak ada apa pun di sini untuk ditampilkan — lihat "Mengapa pemilik tidak ada di daftar" di bawah.
Membaca satu baris
Seseorang yang sudah bergabung
Anggota yang sudah menerima undangan menampilkan nama aslinya, alamatnya, titik status hijau, dan lencana "active". Dua kontrol di sebelah kanan adalah satu-satunya hal yang bisa Anda lakukan terhadapnya: mengubah peran mana dari dua peran itu yang dipegangnya, atau mencabut aksesnya. Yang satu ini seorang admin, jadi ia bisa mengelola pengaturan bersama sekaligus menjawab pelanggan.
Seseorang yang belum bergabung
Undangan yang masih tertunda terlihat berbeda dalam tiga hal: tidak ada nama, karena belum ada yang menerimanya; titiknya kuning dan berdenyut; dan lencananya bertuliskan "invited". Sampai ini menjadi active, belum ada akun di baliknya, sehingga orang ini tidak dapat ditugasi sebuah percakapan — ia tidak akan muncul di daftar penangan di dalam sebuah percakapan.
Catatan: Barisnya dibuat entah emailnya terkirim atau tidak. Undangan yang tertahan di sini selama berhari-hari biasanya berarti pesannya nyasar, bukan berarti orangnya mengabaikan Anda — kirim ulang dengan mencabutnya lalu mengundang lagi.
Mengubah apa yang boleh dilakukan seseorang
Dropdown-nya menawarkan tepat dua peran, karena owner bukan sesuatu yang bisa Anda serahkan dari sini. Menaikkan seorang agent menjadi admin memberinya pengaturan bersama — label, jam kerja, kebijakan SLA, dan halaman ini. Menurunkannya adalah kontrol yang sama secara terbalik dan berlaku pada permintaan mereka berikutnya, bukan saat mereka masuk berikutnya.
Mencabut akses
Revoke mengakhiri akses seketika. Tidak ada konfirmasi "apakah Anda yakin", jadi ada gunanya benar-benar yakin sebelum menekannya. Yang tidak dilakukannya adalah menghapus apa pun: balasan yang mereka kirim tetap ada di percakapannya, catatan yang mereka tulis tetap menempel, dan apa pun yang ditugaskan kepada mereka tetap tertugas. Hanya aksesnya yang hilang.
Referensi
Apa yang diubah halaman ini di baliknya, bagi siapa pun yang perlu tahu persis apa yang dilakukan sebuah kontrol.
Apa yang sebenarnya boleh dilakukan setiap peran
Tiga peran, dan garis antara dua peran terakhir adalah yang paling penting sehari-hari: seorang agent menangani percakapan, seorang admin juga mengubah pengaturan yang mengatur semua percakapan itu.
| Tindakan | Owner | Admin | Agent |
|---|---|---|---|
| Membaca dan membalas percakapan apa pun | Ya | Ya | Ya |
| Menetapkan status, menugaskan, memberi label, menulis catatan | Ya | Ya | Ya |
| Melihat daftar tim | Ya | Ya | Ya |
| Mengundang, mengubah peran, mencabut akses | Ya | Ya | Tidak |
| Melihat daftar label | Ya | Ya | Ya — hanya baca |
| Membuat, mengganti nama, atau menghapus label | Ya | Ya | Tidak |
| Jam kerja dan kebijakan SLA | Ya | Ya | Tidak — halamannya ditolak |
| Laporan SLA | Ya | Ya | Tidak — halamannya ditolak |
| Pengaturan bot, tagihan, nomornya sendiri | Ya | Tidak | Tidak |
Peran diperiksa di server untuk setiap tindakan, bukan sekadar dipakai untuk menyembunyikan tombol. Seorang agent yang menyusun ulang permintaannya secara manual tetap ditolak di tempat yang sama dengan tombol yang seharusnya ada. Pengaturan yang ditunjuk tiga baris terakhir itu dibahas di Label, jam kerja, dan SLA.
Mengapa pemilik tidak ada di daftar
Daftar tim menampilkan anggota yang diundang dan yang aktif. Daftar itu tidak menampilkan Anda, sang pemilik akun, dan tidak ada baris di halaman ini yang mewakili Anda sama sekali — pemilik tidak disimpan sebagai anggota.
Akibat praktisnya kecil tetapi layak diketahui. Anda tidak bisa mengubah peran Anda sendiri atau mencabut akses Anda sendiri dari sini, dan itu memang benar. Anda tetap dapat ditugasi percakapan, dan Anda muncul di dropdown penangan di dalam sebuah percakapan meskipun Anda tidak ada di halaman ini — jadi kedua daftar itu memang wajar berbeda.
Undangan itu, secara persis
Mengundang seseorang menulis barisnya lebih dulu dan mengirim emailnya kemudian. Jika pengiriman email gagal, barisnya tetap ada, itulah sebabnya undangan yang tidak pernah sampai tetap tampil di daftar tim sebagai kuning alih-alih lenyap — dan itu pula sebabnya mengundang ulang alamat yang sama ditolak sebagai duplikat.
| Situasi | Yang terjadi |
|---|---|
| Alamatnya sudah dimiliki seorang pengguna | Undangan langsung ditautkan ke akun itu; mereka menerimanya dengan masuk. |
| Alamatnya baru bagi aplikasi ini | Halaman bergabung memungkinkan mereka menetapkan nama dan kata sandi, lalu bergabung dalam satu langkah. |
| Mereka sudah diundang atau sudah menjadi anggota | Ditolak sebagai duplikat. Cabut dulu jika Anda ingin memulai dari awal. |
| Anda mengundang alamat Anda sendiri | Ditolak. Anda sudah menjadi pemiliknya. |
| Undangannya sudah lama | Ditolak karena kedaluwarsa. Kirim yang baru. |
| Mereka masuk dengan alamat yang berbeda | Ditolak — alamat yang diundang harus cocok. |
Tautan bergabung sengaja dapat diakses tanpa masuk terlebih dahulu, karena orang yang belum pernah memakai aplikasi ini tidak punya akun untuk dipakai masuk. Tautan itu tetap aman: tautannya adalah pengenal yang tidak bisa ditebak, ia kedaluwarsa, dan menerimanya menuntut pembuktian kendali atas alamat email yang diundang.
Catatan: Anggota yang masih diundang tidak dapat ditugasi sebuah percakapan sampai mereka menerimanya, karena sampai saat itu belum ada akun untuk dituju. Barisnya ada; orang di baliknya belum.
Pencabutan akses
Mencabut akses mengakhirinya seketika dan mengeluarkan orang tersebut dari daftar tim. Pencabutan tidak menghapus apa pun yang mereka lakukan: balasan mereka tetap ada di percakapannya, catatan internal mereka tetap menempel, dan percakapan yang ditugaskan kepada mereka tetap tertugas kepada mereka.
Keanggotaan yang dicabut disimpan, bukan dihapus, sehingga catatan tentang siapa yang punya akses dan kapan tetap bertahan. Mengundang alamat yang sama lagi membuat keanggotaan baru, bukan menghidupkan yang lama.
Catatan: Tidak ada langkah konfirmasi pada Revoke. Ia berlaku begitu ditekan, dan satu-satunya jalan kembali adalah undangan baru yang harus diterima orang itu lagi.