Su equipo
Un número de WhatsApp, varias personas atendiéndolo. En esta página dice quiénes son esas personas y cuánto puede hacer cada una. Cubre cómo invitar a alguien, qué ocurre entre la invitación y su aparición real, la diferencia entre los roles y cómo retirar el acceso otra vez. Es corta, porque la página es corta, pero hay dos cosas en ella que es fácil malinterpretar, y las dos se señalan más abajo.
Quién está en su equipo
La página completa
Dos tarjetas: un formulario para invitar a alguien y la lista de las personas que ya tienen acceso. Eso es toda la página. Todo lo relativo a permisos en esta aplicación se decide aquí, eligiendo uno de dos roles para cada persona: no hay ningún permiso por conversación ni por función que configurar.
Invitar a alguien
Una dirección y un rol, y eso es la invitación. Reciben un enlace; abrirlo e iniciar sesión con esa misma dirección es lo que convierte la invitación en pertenencia al equipo. Si nunca han usado esta aplicación, el enlace también les permite crear la cuenta en el mismo paso.
La lista de miembros
Todas las personas a las que se ha dado acceso, en el orden en que fueron invitadas. El punto de color de cada avatar es la lectura más rápida: verde significa que han aceptado y están trabajando, ámbar significa que la invitación sigue pendiente. La etiqueta de la derecha dice lo mismo con palabras.
Nota: Usted no está en esta lista. El propietario de la cuenta no tiene registro de pertenencia, así que aquí no hay nada que mostrar — vea «Por qué el propietario no está en la lista» más abajo.
Cómo leer una fila
Alguien que se ha unido
Un miembro que ha aceptado muestra su nombre real, su dirección, un punto de estado verde y una etiqueta «active». Los dos controles de la derecha son lo único que puede hacerle: cambiar cuál de los dos roles tiene, o retirarle el acceso. Esta persona es admin, así que puede gestionar los ajustes compartidos además de atender a los clientes.
Alguien que no
Una invitación pendiente se distingue en tres cosas: no hay nombre, porque nadie la ha aceptado todavía; el punto es ámbar y parpadea; y la etiqueta dice «invited». Hasta que esto no pase a active no hay ninguna cuenta detrás, así que a esta persona no se le puede asignar una conversación: no aparecerá en la lista de responsables dentro de un chat.
Nota: La fila se crea se haya entregado el correo o no. Una invitación que lleva días aquí suele significar que el mensaje se perdió, no que la persona le esté ignorando — reenvíela revocando e invitando de nuevo.
Cambiar lo que alguien puede hacer
El desplegable ofrece exactamente dos roles, porque el de owner no es algo que pueda ceder desde aquí. Ascender a un agent a admin le da los ajustes compartidos: etiquetas, horarios comerciales, políticas de SLA y esta página. Degradar es el mismo control al revés y tiene efecto en su siguiente solicitud, no en su siguiente inicio de sesión.
Retirar el acceso
Revoke termina el acceso al instante. No hay ningún «¿está seguro?», así que conviene estar seguro antes de pulsarlo. Lo que no hace es borrar nada: las respuestas que enviaron siguen en las conversaciones, las notas que escribieron siguen ahí, y todo lo que tuvieran asignado sigue asignado. Solo se va el acceso.
Referencia
Lo que esta página cambia por debajo, para quien necesite saber exactamente qué hace cada control.
Qué puede hacer realmente cada rol
Tres roles, y la línea entre los dos últimos es la que importa en el día a día: un agent trabaja conversaciones, un admin además cambia los ajustes por los que se rigen todas las conversaciones.
| Acción | Owner | Admin | Agent |
|---|---|---|---|
| Leer y responder cualquier conversación | Sí | Sí | Sí |
| Fijar estado, asignar, etiquetar, escribir notas | Sí | Sí | Sí |
| Ver la lista de miembros del equipo | Sí | Sí | Sí |
| Invitar, cambiar roles, revocar | Sí | Sí | No |
| Ver la lista de etiquetas | Sí | Sí | Sí — solo lectura |
| Crear, renombrar o eliminar una etiqueta | Sí | Sí | No |
| Horarios comerciales y políticas de SLA | Sí | Sí | No — las páginas se rechazan |
| El informe de SLA | Sí | Sí | No — la página se rechaza |
| Ajustes del bot, facturación, el número en sí | Sí | No | No |
Los roles se comprueban en el servidor en cada acción, no se usan meramente para ocultar botones. Un agent que reconstruya la solicitud a mano es rechazado en el mismo sitio en el que habría estado el botón. Los ajustes a los que apuntan esas tres últimas filas se explican en Etiquetas, horarios y SLA.
Por qué el propietario no está en la lista
La lista muestra a los miembros invitados y activos. No le muestra a usted, el propietario de la cuenta, y no hay ninguna fila en esta página que le represente: un propietario no se guarda como miembro.
Las consecuencias prácticas son pequeñas pero conviene conocerlas. No puede cambiar su propio rol ni revocarse a sí mismo desde aquí, lo cual es correcto. Sí se le pueden asignar conversaciones, y aparece en el desplegable de responsables dentro de una conversación aunque esté ausente de esta página: las dos listas discrepan legítimamente.
La invitación, con precisión
Invitar a alguien escribe la fila primero y envía el correo después. Si el correo falla, la fila sigue existiendo, y por eso una invitación que nunca llegó aparece en la lista en ámbar en lugar de desaparecer — y por eso volver a invitar a la misma dirección se rechaza por duplicada.
| Situación | Qué ocurre |
|---|---|
| La dirección ya pertenece a un usuario | La invitación se vincula a esa cuenta al instante; aceptan iniciando sesión. |
| La dirección es nueva en esta aplicación | La página de alta les permite poner un nombre y una contraseña, y los une en un solo paso. |
| Ya están invitados o ya son miembros | Rechazada por duplicada. Revoque primero si quiere empezar de cero. |
| Se invita a su propia dirección | Rechazada. Usted ya es el propietario. |
| La invitación es antigua | Rechazada por caducada. Envíe una nueva. |
| Inician sesión con otra dirección | Rechazada — la dirección invitada debe coincidir. |
El enlace de alta es deliberadamente accesible sin iniciar sesión antes, porque quien nunca ha usado esta aplicación no tiene ninguna cuenta con la que iniciar sesión. Sigue siendo seguro: el enlace es un identificador imposible de adivinar, caduca, y aceptarlo exige demostrar el control de la dirección de correo invitada.
Nota: A un miembro invitado no se le puede asignar una conversación hasta que haya aceptado, porque hasta entonces no hay ninguna cuenta a la que asignarla. La fila existe; la persona que hay detrás todavía no.
Revocar
Revocar termina el acceso al instante y saca a la persona de la lista. No borra nada de lo que hizo: sus respuestas siguen en las conversaciones, sus notas internas siguen en ellas, y las conversaciones que tuviera asignadas siguen asignadas a ella.
Una pertenencia revocada se conserva en lugar de borrarse, así que el registro de quién tuvo acceso y cuándo sobrevive. Invitar de nuevo a la misma dirección crea una pertenencia nueva en lugar de revivir la antigua.
Nota: Revoke no tiene ningún paso de confirmación. Tiene efecto al pulsar, y la única vuelta atrás es una invitación nueva que la persona tiene que aceptar otra vez.